Doorpraten bij Rijkswaterstaat: door psychologische veiligheid functioneren teams beter

Psychologische veiligheid

Zo’n vijftig Rijkswaterstaters doen mee aan de masterclass van Joriene Beks over psychologische veiligheid. Voor een team is het aanwezig zijn van psychologische veiligheid een vereiste, omdat alleen dan de teamleden optimaal kunnen functioneren. Psychologische veiligheid raakt aan de interactie tussen mensen onderling en in teams. Daarmee verschilt het van sociale veiligheid, een begrip wat zich meer richt op een veilige omgeving binnen de organisatie als geheel. Bij het zekerstellen van psychologische veiligheid draait het om wederzijds vertrouwen en heldere kaders waarbinnen interactie plaatsvindt. Teamleden moeten elkaar goed kennen en elkaars persoonlijke handleiding kennen, de gebruiksaanwijzing met als secties: wat je over mij moet weten, mijn gebruiksaanwijzing, en onderhoud en waarschuwingen.

Vijf kenmerken van psychologische veiligheid binnen het team:

• Inclusie en diversiteit
• Open communicatie
• Leveren: iedereen doet mee en levert een bijdrage aan het grotere geheel
• Uitdagen: wat heb je morgen nodig, hoe worden we een beter team
• Veerkracht als team

Zes gouden stappen

Joriene geeft zes gouden stappen om het onbespreekbare bespreekbaar te maken en daarmee de basis te leggen voor psychologische veiligheid.

1. Uitnodigen: neem de ander serieus en zie hem/haar staan
2. Herkennen: oordeelvrij onderzoeken, hoe doen we dit met elkaar
3. Erkennen: een patroon kan niet in stand worden gehouden als je zelf daar niet aan mee doet
4. Willen: willen we op deze manier blijven samenwerken, of is verandering gewenst
5. Kunnen: ben ik in staat om die verandering ook echt te laten gebeuren
6. Triggers: welke zetjes kun je geven om de verandering te laten plaatsvinden

De deelnemers gaan met elkaar in gesprek over wat je op basis van het verhaal van Joriene direct in je team zou kunnen doen. De check in voor teambijeenkomsten scoort daarbij hoog: om na de start van een team meeting te landen wordt de vraag gesteld: “Hoe zit je er bij, hoe staat het met jouw energieniveau. Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen.  Tegenhanger van de check in is de afsluiting met een check out: hoe is de energie nu, hebben we bereikt wat we wilden bereiken en hebben we de eerder overeengekomen werkwijze daarbij gevolgd?

Werkplaats De bedoeling bestrijdt hardvochtigheid

Na Joriene Beks volgt een gesprek over de Werkplaats De Bedoeling die bij Rijkswaterstaat is gestart, in navolging van de Garages de Bedoeling bij UWV en de Sociale Verzekeringsbank. Waar bij deze garages de associatie met auto’s en sleutelen centraal staat en de deelnemers een overall aantrekken, krijgt wie mee doet met de werkplaats het fluorescerend geel hesje van de wegwerkende Rijkswaterstaters aan. Aan tafel zitten namens de Werkplaats de verantwoordelijk HID (Frank Schrover) en de projectsecretaris (Roseanne). Warner van Hattem begeleidt het gesprek met een divers samengestelde groep Waterstaters.

Frank Schrover: “De werkplaats is er voor het bespreken van zaken waar we buikpijn van krijgen. Onze DG Michèle Blom heeft het initiatief genomen om dat in navolging van UWV en SVB te gaan doen. Het gaat dan om zaken waar de behandeling van burgers of ondernemers te betitelen valt als ‘hardvochtig’. We kijken of er met een net iets andere aanpak een beter resultaat mogelijk is. En soms blijkt dat het zinnig kan zijn om de regels aan te passen. Is de werkplaats een te zwaar instrument voor een casus dan kan de methode ‘Regels en de Rek’ uitkomst bieden. Binnen de grenzen van de regels wordt gezocht naar ruimte om toch een stap verder te kunnen komen in een kwestie. De aanleiding voor deze initiatieven ligt in het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) waarin op basis van wat er bij de Belastingdienst mis is gegaan rond de kinderopvangtoeslag, geconcludeerd wordt dat er een andere bestuurscultuur moet komen. We moeten voorkomen dat mensen tussen de raderen belanden. Zijn we daar voldoende alert op, zouden wij ook als het om kleine gevallen betreft dat opmerken?” 

Het inschakelen van de werkplaats gebeurt na melding bij de klachten coördinator van de eigen dienst. Die beoordeelt of de casus zich leent voor behandeling in de werkplaats. Bij de behandeling zijn de projectsecretaris, een jurist en inhoudelijk deskundigen betrokken. Behandeling gaat in de vorm van een werkplaatssessie waarin de casus doorgenomen wordt. Je probeert daarbij meerdere brillen op te zetten van perspectieven die bij de afweging onderdeel uitmaken. Dat mondt uit in een bindend advies aan de HID van de betrokken dienst. Gevraagd wordt hoe het zit met de nazorg: wordt gecheckt of de buikpijn ook echt weg is? Frank: “Dat vind ik een mooie suggestie, die nemen we mee!”

Ter afronding vraagt Warner de deelnemers hoe zij de gesprekscultuur binnen Rijkswaterstaat beoordelen: is die nou echt open? Frank Schrover: “Ik vind dat alle deuren open moeten staan. Als een HID niet luistert moet je op de koffie kunnen gaan bij de DG ik mis soms wel eens dat soort lef bij ons.” Warner: “En in aanvulling daarop wil ik graag de oproep doen aan managers om zich meer bewust te zijn dat medewerkers het soms best spannend vinden om zich uit te spreken en hen daarbij de helpende hand te bieden”