Er is een duidelijke wil om te veranderen

Nieuwsbericht | 17-11-2021 | 00:00

Tijdens de twee Wereldcafés over actieve openbaarmaking was er tussen de deelnemers veel uitwisseling over hoe zij binnen hun eigen organisatie met dit onderwerp bezig waren. Wat opviel was de aanpak bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat: daar zijn beleidsondersteuners aan een DG toegewezen om te helpen met de invoering van de actieve openbaarmaking. Daar moeten we meer over te weten zien te komen! De razende reporter van de beweging Grenzeloos Samenwerken – Ambtelijk vakmanschap (Jan Jelle van Hasselt) ging in gesprek met betrokken IenW-ers.

Aan tafel zitten Dyantha Boxum (van het programma Open Overheid) en drie betrokken beleidsondersteuners: Jeroen Lehrian, Robin Poppe en Gianluca Coster.

Er is een duidelijke wil om te veranderen

Pilot vuurwerkdossier

Dyantha: “Het programma Open Overheid van IenW heeft drie jaar geleden van de Bestuursraad IenW de opdracht gekregen zich o.a. bezig te gaan houden met actieve openbaarmaking. Niet alleen omdat het moest vanwege de wetgeving, maar vooral ook als kans om de buitenwereld beter te laten zien wat we bij IenW zoal doen. Een voorbeeld: We hebben het vuurwerkdossier als proef genomen. Ons doel was om de maatschappij inzicht te geven in de totstandkoming van een bepaalde regeling. Wat bleek: daar waren best veel openbare stukken over, maar op allerlei verschillende plekken, dus lastig vindbaar. We hebben toen op Rijksoverheid.nl twee pagina’s geplaatst waarbij de lezer in verhaalvorm meegenomen wordt in de totstandkoming van de regeling en wat daaraan voorafging. Het document verwijst met hyperlinks naar de onderliggende documenten en hoe die zich tot elkaar verhouden.”

Daarnaast bedacht het programma Open Overheid verschillende hulpmiddelen waarmee het ministerie beter en op een gestructureerde manier werk kan maken van actieve openbaarmaking. Denk daarbij aan proces-infographics en een checklist schrijven voor openbaarheid.

Ondersteuning per DG Vanaf juli startte de gerichte ondersteuning van de DG’s van het departement met een ‘dedicated’ beleidsondersteuner. Robin: “Wij zijn allemaal trainees en/of adviseurs informatie- en verandermanagement. Ik ben gestart met het behandelen van binnenkomende vragen bij de hulplijn. Daardoor ontwikkelden we kennis over de praktijk van actieve openbaarmaking. Met alle beleidsondersteuners hebben we vervolgens een plan van aanpak gemaakt. Daarmee zijn we bij de DG’s langs geweest in de teamoverleggen. Het gaat er vooral om dat op een andere manier gebruik wordt gemaakt van het documentmanagementsysteem. Niet alleen voor de registratie van stukken die de lijn in gaan voor parafering, maar ook voor andere stukken. Met behulp van een duidelijke mappenstructuur kunnen we op die manier volledige en overzichtelijke dossiers opbouwen.”

Gianluca: “We laten zien wat voor trainingen je kunt volgen, en we geven handige tips over hoe je documenten het beste kunt opslaan.” Draagvlak aanwezig Tot nog toe zijn er vanuit IenW 14 beslisnota’s openbaar gemaakt, hoe is dat verlopen? Worden de beleidsondersteuners met open armen ontvangen, of is er meer missiewerk nodig en wordt het vooral gezien als nog meer werkdruk? Jeroen: “Dat valt mee. Het merendeel van de mensen is er wel van doordrongen dat het nodig is, dat heeft het werk van de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag en bewustwording binnen het departement alleen maar versterkt. De meeste vragen die we krijgen zijn van heel praktische aard, hoe werkt het? Hoe doen we dit handig? Dus niet zozeer ‘ja, maar -reacties’, maar vooral ‘ja, hoe-vragen?’” Robin: “We willen vooral laten zien, hoe je het zo goed mogelijk kunt doen, met zo min mogelijk werk. Bijvoorbeeld hoe je mails vanuit outlook direct kunt opslaan in het documentmanagementsysteem.

Management Hoe staat het met de ondersteuning vanuit het management? Robin: “We bespreken ons werk met de DG-secretaris en krijgen vanuit dat niveau steun. Dat helpt. Je merkt dat het onderwerp kan rekenen op een brede ondersteuning vanuit het management. Dyantha: “Dat is mede dankzij een bewustwordingscampagne die we dit voorjaar hebben uitgevoerd, waarin de managers een centrale rol hadden. Er is een duidelijke wil om het goed te doen. Misschien was dat ook de reden dat de gerichte ondersteuning van de DG’s verlengd wordt. Daar zijn de DG’s en de beleidsondersteuners blij om.”

Tips van Dyantha, Robin, Gianluca en Jeroen:

· Let op dat je bij schrijven voor de openbaarheid zaken die niet openbaar kunnen, zoals persoonsgegevens, niet overal in het document neerzet.

Gebruik de beschikbare handleidingen voor schrijven in de openbaarheid.
Weet waar je terecht kunt met vragen over dit onderwerp.
Denk goed na wat het doel van actieve openbaarmaking is, voor wie doe je het? En laat dit doorklinken in de stukken die je maakt.

Wil je het artikel over over actieve openbaarmaking lezen? Klik dan hier.