Actieve openbaarmaking: werken aan een betere kwaliteit van het openbaar bestuur

Nieuwsbericht | 02-11-2021 | 10:00

Actieve openbaarmaking

Een goed functionerende overheid vormt de basis van onze democratische rechtstaat. Dat begint bij volledige en betrouwbare informatie en een open overheid die deze informatie actief verstrekt.

Met als aanleiding het rapport Ongekend Onrecht, wil het kabinet de informatiehuishouding en de informatievoorziening van het Rijk de komende jaren verbeteren. Door actief meer informatie met de Kamers te delen over het beleidsproces, kan het debat over de keuzes beter worden gevoerd in de Kamers. Ingangsdatum voor deze nieuwe aanpak is 1 juli 2021.

Bij toezending van stukken aan de Kamers worden ook de nota’s openbaar die door de bewindspersonen zijn gebruikt voor besluitvorming. Zo wordt voor parlement, pers en publiek beter inzichtelijk gemaakt wat de afwegingen zijn achter het besluit.
Iedere medewerker van de Rijksoverheid gaat hier iets van merken en heeft hierin een rol. Ook jij.
 

Veranderende overheid

“Dit is één van die historisch momenten waarop ons vak echt verandert, Open Overheid dringt nu door in onze dagelijkse praktijk.” Met deze uitspraak zette Lucas Lombaers, Programmadirecteur van het rijksprogramma Open Overheid de toon van het Wereld Café. De twee cafés trokken ruim twee honderd deelnemers vanuit de hele Rijksoverheid, met vertegenwoordigers uit zowel de uitvoering, beleid als inspectie. Ellen Viergever van Grenzeloos Samenwerken benoemde het doel van deze wereld-cafés als volgt: “Wat betekent actieve openbaarmaking vanuit een perspectief van Ambtelijk Vakmanschap: in ons dagelijks werk en voor onszelf als mens? Hoe kunnen we leren van fouten die we maken en ook stimuleren dat dat gebeurt?”
 

Oog voor grenzen en voor leiderschap

Mark Frequin buitengewoon adviseur van de rijksoverheid “Actieve openbaarmaking maakt deel uit van de bredere beweging dat we veel meer naar buiten moeten treden, in een wereld waar het tegelijkertijd allemaal niet veiliger wordt. We moeten beseffen dat niet alles openbaar hoeft te worden gemaakt- het gaat er om wat nodig is. Openheid ja, maar niet alles openbaar. Vakmanschap is mij onderwezen als naar binnen kritisch zijn en naar buiten loyaal. Als het naar binnen toe kritisch zijn openbaar wordt, wat doet dat dan met je loyaliteit. Onlangs zijn mijn WhatsApp berichtjes uitgelezen voor openbaarmaking- ik ben daar niet echt blij over. Ook al heb ik niets te verbergen. Ik zie bij actieve openbaarmaking een opgave voor leiderschap: condities te scheppen voor het bespreken van dit onderwerp. Daarnaast het benoemen van de dilemma’s.” Lucas Lombaers: “De intimiteit van de beleidsontwikkeling in de openbaarheid; dat spanningsveld zie ik ook.”
 

Mark Frequin

Loyale tegenspraak: kern van ambtelijk vakmanschap
Marieke van Wallenburg, directeur-generaal Overheidsorganisatie BZK: “We zitten hier bij elkaar om het gesprek te hebben over wat actieve openbaarmaking voor ons zelf en onze collega’s betekent: de impact van veranderende omstandigheden. De overheid wordt transparanter, moet de bedoeling meer centraal stellen, en meer oor hebben voor de geluiden uit de maatschappij. Dat zijn heel wat ontwikkelingen waar we iets mee moeten. De openbaarmaking van beslisnota’s biedt de kans om onze professionaliteit in het signaleren van risico’s, het omgaan met dilemma’s aan de buitenwereld te laten zien. En daarvoor moeten we loyale tegenspraak stimuleren. Maar naast een kans zijn deze dingen ook spannend, want je geeft jezelf wel bloot.” Mark Frequin: “Zeker: tegenspraak hoort bij ons werk en vormt de kern van ons vakmanschap!” Marieke van Wallenburg; “het is best een zoektocht; er zijn geen snelle oplossingen, we zullen het samen moeten ontdekken en moeten invullen wat bijvoorbeeld loyaliteit betekent.”

 

Marieke van Wallenburg
 

Aandacht voor systemen nodig

Ronald Barendse, plaatsvervangend DG Vastgoed en Bedrijfsvoering BZK, staat aan de ambtelijke top voor de rijksbrede bedrijfsvoering. Dat doet hij samen met Gerdine Keijzer -Baldé (PSG EZK). Waar Gerdine Keijzer de focus heeft op beleid en bestuur richt hij zich op de uitvoering. “Basis voor actieve openbaarmaking is een goed systeem om alle documenten die we produceren vast te leggen. Rijksbreed zijn er wel 31 verschillende systemen. Heel erg gebruiksvriendelijk zijn die systemen niet: als je een enorm aantal vragen moet beantwoorden voordat je een nota in zo’n systeem kunt aanmaken, is het begrijpelijk dat gekozen wordt om dat even niet te doen. Ik heb me in het programma hard gemaakt om dit probleem binnen vijf jaar opgelost te hebben. Mijn motivatie is het werken aan een betere kwaliteit van het openbaar bestuur: er staat hier wel iets op het spel!”
 

Veiligheid als basis voor contact

Aty Boers van Coach boulevard legt de koppeling tussen actieve openbaarmaking en psychologische veiligheid. “Het doen van tegenspraak zit niet in het systeem van de gemiddelde mens: je wilt immers niet gezien worden als lastig. Je moet iets overwinnen om het wel te doen. Managers moeten daar de juiste condities voor scheppen en de organisatie moet er op ingericht zijn. De essentie zit in het durven uitspreken wat je vindt en in het in staat gesteld worden te denken en te luisteren over de grenzen van de ministeries. Wat helpt is in staat gesteld worden te denken en te luisteren over de grenzen van de ministeries heen zoals we dat vandaag doen.” Guido Rijnja (AZ-RVD): “Er wordt veel geïnvesteerd in systemen en in regels. Maar in mijn visie draait het vooral om de wijze waarop we het gesprek aan gaan en contact leggen. De meeste WOB-verzoeken zijn een uitgestelde vorm van transparantie. Bij de behandeling van zo’n verzoek is het cruciaal om contact te leggen met de indiener van het verzoek om bij de bedoeling te komen. Alleen op zo’n manier krijg je een goed beeld van wat iemand als probleem ervaart en wat daaraan gedaan kan worden. Het laten zien welke afwegingen je hebt gemaakt om een besluit te nemen is veel belangrijker dan de communicatie van het besluit zelf.”
 

Breakout-sessies - zoektocht naar impact en spelregels

Wat daarna volgde: break-out-sessies waarbij de deelnemers aan de cafétafels plaats nemen en met de tafelgenoten het gesprek aan gaan. De gesprekken gingen natuurlijk over de scope en reikwijdte van actieve openbaarmaking. Maar ook over de extra werkdruk die het kan opleveren, het bouwen aan het vertrouwen in de overheid, de angst om alles in het openbare te brengen. En als we het over ambtelijke professionaliteit hebben, hebben we daar dan eigenlijk een definitie van? De gids voor ambtelijk vakmanschap waar nu aan gewerkt wordt zou daar een antwoord op moeten kunnen geven meldt Susanne van den Oudenhoven die zelf hierbij betrokken is.
 

Actieve openbaarmaking: hoe zorg je er voor dat het goed landt?

In de discussie naar aanleiding van de break-out-sessies wordt de vraag gesteld wat helpend is om actieve openbaarmaking beter te laten landen. Er is nog wel wat voor nodig om afscheid te nemen van de oude situatie van het vooral toch beschermen van het interne beraad en pas zaken naar buiten te brengen als daartoe een WOB-verzoek was gedaan. Een gezamenlijk beeld krijgen over hoe je om gaat met informatie en welke spelregels daarvoor worden gehanteerd. EZK en LNV hebben een handleiding gemaakt met voorbeeldteksten. En heb ook oog voor de rol van de communicatieadviseur- hoe kunnen zij helpen bij een juiste beeldvorming?

Ook helpt het gesprek met het eigen team over waar nu de grenzen liggen en wat je wel en wat je niet naar buiten brengt. Welke zaken over onderhandelingen en wat te doen over spanningen tussen departementen? Bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zijn beleidsondersteuners aan een DG toegewezen om te helpen met de invoering van de actieve openbaarmaking. En bij de start van grote nieuwe projecten wordt met elkaar gesproken over hoe er gaat worden omgegaan met informatie.

Voor uitvoeringsorganisaties brengt actieve openbaarmaking net weer andere zaken naar voren: de samenleving maakt steeds meer gebruik van sociale media om verhaal te halen. Hoe gaan we daar mee om? Er is voor deze organisaties meer nodig dan alleen het bieden van het handelingsperspectief om het gesprek aan gaan. Tenslotte werden de stakeholders ter sprake gebracht: als je goed weet waar jouw buitenwereld uit bestaat, kun je ook gerichter en effectiever openbaar maken en zodoende zorgen voor een zachte landing van de openbaarmaking. Die buitenwereld kan per organisatie verschillen.
 

Moed tonen

Met Gerdine Keijzer (PSG EZK) worden de uitkomsten van het wereld café besproken en geëvalueerd: “Waar ik nieuwsgierig naar ben is hoe dit alles bij de burger nu gaat leiden tot meer vertrouwen in de overheid? We zullen het moeten proberen zo concreet mogelijk te maken. Zelf heb ik mijn agenda voor iedereen binnen het ministerie open gezet. Ik maak er geen geheim van met wie ik spreek. Transparantie willen bieden, moed durven tonen-daar gaat het om. Daar organiseren we binnen EZK gesprekken over, daar is veel behoefte aan.”

 

Acht tips van experts voor actieve openbaarmaking:

Ronald Barendse:
Probeer steeds in je advies aan de ambtelijke top en aan bestuurders de bedoeling centraal te laten staan. Geef daarbij opties, zodat er voor hen de mogelijkheid is een keuze te maken.
Mark Frequin:
Benoem je dilemma’s en bespreek ze met je naaste collega’s.
Ellen Viergever:
Stap in je eigen praktijk, kijk naar je eigen ervaringen en praat er over met anderen.
Aty Boers:
Overwin je schroom. Deel je gedachten ook met mensen die een aantal echelons hoger zitten.
Guido Rijnja:
Maak contact, stel vragen, toon kwetsbaarheid en laat zien dat je ook niet alles weet.
Marieke van Wallenburg:
Spreek je uit, ga op zoek naar het betekenis geven aan woorden zoals loyaliteit en ga daar in dialoog over met elkaar.
Gerdine Keijzer:
Je werk is pas echt af als je het ook goed hebt vastgelegd. En zorg ervoor dat je als leidinggevende echt gesprekspartner bent voor je medewerkers als het gaat om de dilemma’s bij openbaarmaking.