Waardenwandeling Ambtelijk Vakmanschap - Werken vanuit Vertrouwen

Transcript: Waardenwandeling Werken vanuit Vertrouwen

Peter:

Werken vanuit vertrouwen. Wat betekent dat voor jou? Het rijksbrede programma Grenzeloze Samenwerken zet zich in ter verbetering van de Rijksdienst.

Aanleiding hiertoe is de behoefte om maatschappelijke opgaven, zoals de stikstofcrisis, interdepartementaal en over de bestuurslaag heen aan te pakken. Naast het opgavegericht samenwerken, zet Grenzeloze Samenwerken zich ook in om het ambtelijk vakmanschap te versterken. Maar ambtelijk vakmanschap, wat is dat precies?

In deze podcast neemt Eline Veen van der Veer, adviseur op het gebied van ambtelijk vakmanschap, je mee in deze materie. Ga je mee op waardenwandeling in Den Bosch?

Eline:

Als ambtenaar werken we voor mens en maatschappij. Elke dag zet je bewust of onbewust je ambtelijk vakmanschap in. Maar wat betekent dit nu?

Hiervoor is de gids ambtelijk vakmanschap in het leven geroepen. In de gids staan principes en waarden die belangrijk zijn om samen te werken aan een beter Nederland. In deze podcast, de waardenwandeling, leggen wij ze uit en maken we ze concreet en toepasbaar.

Zo kun je ze dagelijks inzetten om je ambtelijk vakmanschap te versterken. Zoals Peter al aangaf, neem ik je mee in deze waardenwandeling. Ik ben benieuwd hoe mijn collega-ambtenaren invulling geven aan deze principes en waarden.

Tijdens deze wandeling sta ik stil bij de dilemma's waar zij tegenaan lopen en welke afwegingen zij daarin maken. Ik zal een aantal vragen stellen die te maken hebben met een principe, werken vanuit vertrouwen. Dat is het eerste principe uit de gids, werken vanuit vertrouwen.

Als overheid willen we betrouwbaar zijn. Dit kan alleen door vertrouwen te hebben in de mensen waarvoor wij ons werk doen. Alleen dan krijgen we vertrouwen terug.

Zelf risico durven nemen draagt bij aan onze geloofwaardigheid. Ik ben benieuwd hoe collega's binnen de Rijksoverheid hier tegenaan kijken. En daarom ga ik het gesprek met ze aan.

Naast mij staat leidinggevende Anja van Loon. Anja, zou jij je willen voorstellen?

Anja:

Hoi Eline, ik ben Anja van Loon en werk als manager bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst bij de directie Asielbescherming in Den Bosch. Ik stuur een team van dertig mensen aan. Zij behandelen aanvragen nareis.

Mensen die na een asielprocedure zijn toegelaten tot Nederland, kunnen een aanvraag doen om hun familie en gezinsleden te laten overkomen. Deze mensen zijn vaak door oorlog of geweld niet in staat geweest gezamenlijk naar Nederland te reizen. En ze willen graag herenigd worden. Onze opgave is in de kern om binnen de wettelijke termijn zorg te dragen voor een juiste beslissing op de aanvragen die worden gedaan. Om op die aanvragen te kunnen beslissen, is het noodzakelijk de juiste informatie te hebben.

En daarvoor is vaak een onderzoek nodig.

De wereld is flink in beweging en wij proberen steeds te kijken wat nodig is om het proces voor te laten lopen. Daarom werken we nauw samen met andere nareisteams... met andere directies binnen de IND en verschillende organisaties buiten de IND zoals: Buitenlandse Zaken, Vluchtelingenwerk Nederland, Nidos, IOM en UNHCR.

Wij zijn nu ook onder andere aan de slag om het proces van begin tot eind te verbeteren en zo voorspelbaar mogelijk te worden. Het lijkt mij en mijn team zinvol en nuttig om meer te weten over de gids. Ik heb de gids op jullie site gezien. Ik ben erg benieuwd. Vooral naar de principes en waarden en hoe ik ze in de praktijk kan toepassen.

Eline:

“Daar gaan we bij stilstaan, Anja. Je hoorde mij net uitweiden over de gids en het principe vertrouwen. Maar wat betekent dat nu voor jou, kijkend naar je rol in die van Rijksambtenaar?”

Anja:

“Voor mij betekent werken vanuit vertrouwen... dat je als ambtenaar steeds open, inclusief en integer werkt. Transparant zijn in wat we doen met de signalen die we oppikken uit de samenleving. Nieuwsgierig zijn naar wat er leeft binnen en buiten onze organisatie en hoe we zo goed als mogelijk samen kunnen werken en om onze opdrachten en opgaven te werken.

Werken vanuit vertrouwen is ook waarderend onderzoeken. Je oordeel uitstellen en tegelijkertijd kijken of de regels duidelijk uitlegbaar en goed toepasbaar zijn. In mijn werk komt de hele wereld langs en is inclusief als waarde essentieel. En de menselijke mate is leidend. Iedere situatie en casus kan anders zijn.”

Eline:

“Nou Anja, we lopen hier in de regen.

Je had het over waarderend onderzoeken. Wat is dat nou? Hoe doe je dat precies?”

Anja:

“Waarderend onderzoeken is vooral kijken wat iemand graag zou willen zien uiteindelijk. Met welk doel je iets zou willen veranderen en verbeteren. En meer kijken naar wat wel kan in plaats van dat je kijkt wat niet goed gaat.”

Eline:

“Zijn er momenten geweest waarop je dat waarderend onderzoeken niet hebt kunnen inzetten?”

Anja:

“Ja, dat is natuurlijk best lastig omdat we met z'n allen steeds heel erg aan het kijken zijn. Wat gaat niet goed?

En op het moment dat je dat op een andere manier gaat doen, is dat wel even wennen voor iedereen. Ja, en werken uit vertrouwen kan er ook alleen zijn als er openheid is in een relatie. Open zijn vanuit jezelf, openstaan voor de ander.”’

Eline: “Hoe zorg jij daar nou voor? Wat doe je dan precies?”

Anja:

“Ik probeer steeds een sfeer te creëren waarin we ook van tevoren benoemd hebben, waarin ik ook van tevoren benoemd heb, dat het van belang is dat je juist uitspreekt.

En dat het zo belangrijk is als ambtenaar ook om aan te geven wat je denkt dat passend is in een bepaalde situatie. En dat is best lastig, je uitspreken. Dat is niet iedereen zo gewend.

Je bent met elkaar bezig op een terrein, op een onderwerp, en daar ga je al vaak in mee. Maar op het moment dat je denkt, is dit eigenlijk wel wat ik bedoel of wat ik vind van een onderwerp? Ja, dan zal je even tegen de stroom in moeten gaan om je uit te spreken.”

Eline: “Een onderdeel van de Waarde Open is ook een open organisatiecultuur. Je benoemde het net al, loyale tegenspraak, het geven en ontvangen van loyale tegenspraak. Maar hoe zorg jij daar nou als manager van een team, dat mensen zich vrij voelen om zich wel uit te spreken?”

Anja:

“Daarvoor zorgen is met elkaar dat ook echt te oefenen. Er woorden aan te geven en met de gids samen. Een loyale tegenspraak.

Wat is dat nou eigenlijk, ambtelijk vakmanschap? En wat verwachten we dan van elkaar? En hoe veilig is het dan?Dat helpt als je het steeds wel met elkaar benoemd, dat we dat graag willen. Dus het is echt ook onderdeel van jullie team om daar het gesprek over te voeren. Dus niet alleen maar de inhoud, maar ook de manier waarop we met elkaar in gesprek zijn.

Je kan altijd zeggen, dat is anders gegaan dan we dachten. Kunnen we nog een keer opnieuw naar dat onderwerp kijken? Dus open en eerlijk zijn naar elkaar is daar heel belangrijk in.In alles.

Eline: We liepen net langs de Bosse Draak, een bekend symbool van Den Bosch. De vergulde draak houdt in zijn klauw het familiewapen van de familie Bos van Drakenstein.

Aan wie het monument is opgedragen. En op het wapen staat Vertute et Labore, door moed en arbeid. Het vereist moed om je uit te spreken, om open te staan voor nieuwe ideeën en inclusiviteit te omarmen.

Terwijl arbeid en integriteit bijdragen aan een samenleving die gebouwd is op eerlijkheid en vertrouwen. Wanneer heb jij nou voor het laatst moed getoond in je werk? Wat deed je toen?

Anja:

“Voor mij is het steeds even bij mezelf nagaan ga ik dit zeggen ja of nee. Als ik afwijk van wat er zo over tafel komt. Dus ja, je moet weleens moed en lef hebben om je toch uit te spreken.

En dan is het vooral kijken welke woorden je daarvoor best kan gebruiken. En daar ook weleens even op terugkomen. Dat je zegt nou ja ik bedoel eigenlijk toch iets anders.

En doe je dat dan vooral, want je zit dan aan tafel met allemaal verschillende belangen. Is het dan ook dat je juist dan op zo'n moment de moed moet tonen? Omdat er verschillende belangen aan tafel zitten en verschillende meningen waarschijnlijk.

Ja, maar ook verschillende rollen en ik probeer het ook altijd vanuit mijn rol ook echt te benoemen. Want dit is wat ik zie, dit is waar ik last van heb. Dit is waar mijn mensen tegenaan lopen en dit zouden we graag op die manier willen doen.

En dat zou helpen voor ons allemaal aan tafel.

Eline: “Ja, dus je gaat ook echt wel voor je mensen staan dan?”

Anja: “Ja, dat probeer ik wel.”

Eline:

“En integer handelen hoort ook bij het werken vanuit vertrouwen. En dat we het juist doen in het belang van alle mensen in de Nederlandse samenleving. Dat we daar bewust van zijn.

Zijn er nou momenten waarop jouw integriteit in het gedrang is gekomen? Dat je het idee had dat we dus niet de juiste dingen aan het doen waren?”

Anja:

“Ja, soms is het wel lastig om te kijken met een bepaalde opdracht of bepaalde verwachtingen vanuit de maatschappij.

Ik bedoel, we hebben best wel grote achterstanden bij de IND. Natuurlijk wil je graag dat iedereen op tijd een antwoord krijgt op de aanvraag. Maar ja, we hebben te weinig mensen daarvoor. Het beleid verandert best vaak. De situatie verandert regelmatig. Hoe kun je dan met elkaar er dan toch voor zorgen dat je je uiterste best doet om het toch voor elkaar te krijgen.En dan moet je ook wel steeds afwegen wat vind je dat wel kan en wat vind je dat niet kan.

Kijk Eline, de Dommel in Den Bosch. De rivier die komt uit het zuiden en gaat richting het noorden en vloeit in de Maas voort.

En de Maas, ja dat weten we, die gaat uiteindelijk richting zee. Dat is ook als je kijkt naar het werken bij de IND. Waar kom je vandaan en waar wil je naartoe?

Wat mij altijd wel helpt hier om dit soort metaforen ook met mijn team te delen. Gewoon een beeldspraak erbij te halen.

Eline: “We zijn net de rivier Dommel overgestoken vlakbij het historisch centrum van Den Bosch.En voor mij helpt het om bij de kleine dingen in het leven stil te staan bij bepaalde situaties in je werk. In welke situatie kon je vanuit je ambtelijk vakmanschap het werken vanuit vertrouwen toepassen. En wellicht helpt het om het beeld van je omgeving hier op te nemen zoals de rivier die we net zagen.

De historische panden die we hier om ons heen zien. De gezellige terrassen die er nu niet zijn want het regent natuurlijk keihard. In welke situatie kon je vanuit je ambtelijk vakmanschap het werken vanuit vertrouwen toepassen.”

Anja: “Als ik hier loop dan denk ik altijd van de historie, waar komen we vandaan en waar willen we naartoe. En dat is natuurlijk ook bij je ambtelijk vakmanschap. Wat is nou eigenlijk het doel van met z'n allen als ambtenaar voor Nederland te doen wat er gedaan moet worden.

En dat helpt dit en tegelijkertijd ook het leven wat normaal zou zijn op de terrassen. Kijk ook hoe het wel kan en kijk ook wat er meer mogelijk is dan dat je zou denken. Je hebt het over werken vanuit vertrouwen.”

Eline: “En hoe doe je dat nu want je had het over die bedoeling. Volgens mij benoemde je het doel waarvoor je het doet. Maar hoe hou je die bedoeling nou continu voor ogen?

Anja: “

Er is iets als een opdracht en een opgave. En voor de opgave waar sta je nou eigenlijk voor? En dat steeds wel voor ogen houden en daar met elkaar ook steeds het gesprek over hebben.

Niet blijven zitten op kleine onderdelen maar wat is nou eigenlijk echt de opgave waar je voor staat. Die maatschappelijke opgave.

Eline: “En voor jullie is die natuurlijk heel duidelijk bij de IND.

Anja: “Ja”

Eline: “Het zijn echt wel schrijnende verhalen die je natuurlijk ook wel hoort. Maar dat zorgt natuurlijk ook wel voor dat je die opgave misschien wel meer voor ogen kan houden dan op andere plekken. Maar wat doe je nou als je merkt dat mensen om je heen die bedoeling uit het oog verliezen. Hoe zorg jij er nou voor dat die bedoeling wel in zicht blijft?

Anja: “Steeds het verhaal vertellen.

Ik heb gemerkt dat het zo helpend is om vanuit verschillende kanten steeds met hetzelfde verhaal door te kunnen gaan. En mensen door alles wat er gebeurt in de samenleving verliezen wel eens uit het oog wat nou eigenlijk het doel was. Wat eigenlijk de opgave was.

Jurisprudentie, situaties in de wereld; met alles wat er langskomt in Nederland.

Ja, hoe doe je dan uiteindelijk. Hoe zorg je ervoor dat je met elkaar die opgave steeds voor ogen houdt.

Eline: “Dus eigenlijk die gezamenlijkheid continu weer met elkaar op tafel leggen.”

Anja: “Verhalen blijven vertellen over daarover.”

Eline: “En als we het nou hebben over werken vanuit vertrouwen. Tegen welke dilemma's loop jij dan aan?”

Anja: “Ja. Kent iemand het onderwerp voldoende. Weten mensen waar het in principe over gaat en wat het doel is.

En het vertrouwen daarin kunnen blijven bieden en blijven onderzoeken van is dit nou wat je bedoelt. Of heb je dit nog voor ogen of is dit helder. Dat is wel een belangrijke daarin.

Eline: “En wat doe jij op het moment dat je merkt dat jullie de verkeerde afslag nemen?”

Anja:
“Bespreekbaar maken van of dit nou de weg is die we voor ogen hebben.”

Eline: “En wanneer was jij nou trots om een ambtenaar te zijn?”

Anja: “Om een ambtenaar te zijn vind ik best lastig.

Om trots te zijn om een ambtenaar te zijn. Ik vind het wel belangrijk als je voor elkaar krijgt wat de bedoeling was. En dat je ook iets klaarspeelt voor de maatschappij.

Ik ben opgegroeid in een gezin met een vader die jaren bij de gemeente heeft gewerkt. En ik kreeg steeds mee dat het zo belangrijk was om de juiste dingen te doen. Maar wat zijn de juiste dingen?

Dat is ook aan verandering onderheving. Wanneer ben je dan trots om een ambtenaar te zijn? Dat je je bijdrage levert aan de maatschappelijke vraagstukken.”

Eline: “

En wanneer was je nou liever geen ambtenaar geweest? Is er een moment waarop je dacht, ai.”

Anja: “Ik moet zeggen dat ik dat eigenlijk niet heb gehad.

Behalve dat het wel eens lastig is. Mensen hebben een mening. En als je op een feestje bent en je werkt voor de overheid.

Dan vinden ze altijd ergens iets van.

Eline: “Je bent altijd de schuldige”.

Anja: “Ja.Maar ik moet zeggen dat ik daar in de loop van de jaren wel een weg in heb gevonden. Leuk hè, die kinderen hier.

Eline: “Als we het hebben over de mensen voor wie we het doen.

Ze lopen hier letterlijk langs ons heen.”

Anja: “Ze hebben geen idee. Hahaha.

Eline: “We hebben het hier ook over, het gaat hier natuurlijk over vertrouwen.

Werk vanuit vertrouwen. Maar het gaat ook over het vertrouwen van de burger in die overheid. Hoe kunnen wij als ambtenaren daar nou aan bijdragen?”

Anja:”

Door uit te leggen waar je mee bezig bent. En in gesprek te blijven met de burger. De ene burger is niet de andere burger.

Dus dat is ook steeds maatwerk proberen te leveren. En dat is soms wel eens lastig.

Eline: “Ja, de burger bestaat natuurlijk eigenlijk ook helemaal niet.

Anja: “Nee.”

Eline: “ Er zijn hoeveel miljoenen burgers binnen Nederland al.”

Anja: “Nou ja, dat is denk ik ook het mooie aan de menselijke maat.

Naar aanleiding van de toeslagenaffaire. Ga eens kijken hoe je het passend kan krijgen.

Eline: “Nou, dat was me de wandeling wel.

 Als je hier zo staat, Anja. Je ziet de mensen op straat.

We zien het verkeer. Auto's, voetgangers, fietsers. Mensen met paraplu's, want het regent nog steeds.

Echt een afspiegeling van onze samenleving. Is er nog iets wat het werken vanuit vertrouwen in relatie tot het werken voor de samenleving, wat je kwijt zou willen?

Anja: “Nou, precies wat jij zegt.

Voor wie doe je het? En realiseer dat steeds weer. En dat kan vandaag anders zijn dan morgen.

En neem dat mee. En dan blijft het ook interessant en uitdagend.

Eline: “Dus eigenlijk ga ook naar buiten als ambtenaar.”

Anja: “Ga naar buiten, zeker. En ga ook in gesprek.

Eline: “Ja, en spreek je uit.”

Eline: “En wat zou je nou willen meegeven aan ambtenaren die luisteren naar deze podcast en die hiermee worstelen?”

Anja: “Onderzoek hoe het bij jou werkt als je je uit wil spreken, maar het lastig is. En geef dat aan.”

En vertrouw erop dat je collega's en de maatschappij, als je open bent, dat prima vinden. Daar alleen maar blij mee zijn. Prettig vinden.

Eline: “Dus eigenlijk niet bang zijn. En je open durven te zetten. En je moed durven te tonen.

Al is dat natuurlijk ook wel weer... Klinkt heel groots en lastig. Wat is dat dan precies?

Moed tonen?

Anja: “Ja, lef kun je het ook noemen. En vooral uitspreken.”

Eline: ”Nou, dank Anja voor dit fijne gesprek. Heel veel succes met alles wat je doet. En blijf de mensen om je heen inspireren.

Ik ben in ieder geval geïnspireerd geraakt van deze onwijs mooie omgeving hier in Den Bosch. En jouw mooie verhalen, dus dank.”

Anja: “Dankjewel Eline, hartelijk dank voor deze wandeling en het gesprek.”

Peter:

“Geïnspireerd geraakt door deze Waardenwandeling? Ga zelf aan de slag. Ga naar grenzeloossamenwerken.nl slash netwerkacademie en klik op Aan de Slag. Hier ontdek je de verschillende werkvormen die gekoppeld zijn aan de principes. Zo vind je filmlezingen en groepsgesprekken om je opgedane kennis in de praktijk te brengen en je ambtelijk vakmanschap te versterken. Meer informatie over de gids en ambtelijk vakmanschap vind je op grenzeloossamenwerken.nl slash ambtelijk vakmanschap. Deze podcast werd mede mogelijk gemaakt door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het rijksbrede programma Grenzeloos Samenwerken. Script door Eline Veen van der Veer en Wiel de Woo. Productie Wiel de Woo en Peter van Emden. Mixage, sounddesign en voice-over Peter van Emden.”