Toolkit MBOin2030

Maartje Vedder over MBOin2030 en de open aanpak:

‘Open beleid maken is tijdrovend maar wel heel goed tegen achterkamertjes’

Maartje Vedder introduceerde open beleid maken bij de directie MBO van het Ministerie van OCW. Samen met Liesbeth van den Berg trok ze MBOin2030. Ze hebben veel bereikt, er is ook een heleboel geleerd. Ze legde een tweetal wicked problems voor aan een grote groep buitenstaanders in twee werkateliers. Ze vroeg de groep samen met OCW een toekomstvisie te maken voor het mbo die door alle aanwezigen gedragen kon worden. Concrete oplossingen zocht het team van MBOin2030, bestaande uit OCW en een aantal externe ambassadeurs, met challenges. Daarna werden thema’s breder getoetst in MOOCS. Het samen naar oplossingen zoeken was magisch. Maartje zou het zo weer doen: ‘Het past bij mij. Voor de open aanpak moet je een beetje extravert zijn en het leuk vinden om dingen te veranderen. Dromen mogen alle kanten op.’

Wat zou je medewerkers aanraden die samen met de samenleving beleid willen maken?

‘Investeer vooraf in het uitdenken van de aanpak en hoe die zich verhoudt tot de hazen in de organisatie. Wat wil je doen en met wie in de lijn? Denk goed na over draagvlak, opdrachtgeverschap, hoe je ze informeert. De minister moet vanaf het begin betrokken worden, als het hem of haar raakt. Je gaat bovendien beloftes doen aan de mensen van buiten en daar moet je je aan houden. Anders is je hele aanpak kapot. Mensen gaan je niet meer vertrouwen als je je beloften niet nakomt. Je kunt de afspraken in een procesnota zetten. Achteraf gezien had ik nog meer kunnen denken in verschillende fases, met ieder een eigen inrichting. Dat bleek nu gaandeweg, als iets ineens niet meer werkte.’

Dat plannen moet je echt zelf doen. Max Herold, de bedenker van de open aanpak, reikt vrijblijvend tips aan en een voorproefje van verschillende methodieken. Er ligt geen kant en klare handleiding. Werkateliers en challenges werkten voor deze aanpak. Dat kan ik erover zeggen. Als je ze goed inzet. Toch is het van belang dat een aantal beleidsmedewerkers in het team de opleiding van Max Herold volgt. Dan weet je wat je voorstelt.’

Was het wel interessant om te doen? Je klinkt wat voorzichtig.

‘Ja, zeker! Ik vind open beleid maken heel leuk. Zou het zo opnieuw doen. En het past bij mij. Ik vind het sowieso leuk om veel buiten te zijn, met andere mensen en andere perspectieven. Het is leuk om te netwerken, contact te maken, fijn als dingen een beetje creatief zijn. Ik organiseer liever een  event dan een wetstraject! Voor de open aanpak moet je een beetje extravert zijn en het leuk vinden om dingen te veranderen. Je moet ook niet zenuwachtig worden als mensen roepen wat OCW allemaal moet doen. Als je introvert of heel ‘blauw’ bent zit je hier niet in je kracht. Die eigenschappen heb je aan het eind nodig als het bijvoorbeeld tot een wetstraject leidt. Ik zag om me heen ook collega’s die zenuwachtig werden van de aanpak. Dat is ook legitiem, maar in het begin moet zo’n open proces echt de ruimte krijgen en niet te veel beperkt worden. Anders voelen mensen zich niet uitgenodigd om hun eigen inbreng te geven. Je geeft de leiding ook niet helemaal uit handen, want OCW doet gewoon mee in het vormgeven van het proces en de inhoud en heeft daarbij net zo veel recht om dingen niet te willen als alle andere betrokkenen. Dus je hebt gewoon grip, alleen moet je wel luisteren naar andere geluiden en transparant kunnen uitleggen waar je standpunt op is gebaseerd.  Zo kun je wel voor je kaders gaan staan. Daarbinnen en soms daarbuiten vliegen allerlei dingen om je oren. Dromen mogen alle kanten op. Dan gaan we daarna wel weer naar de realiteit. We hebben altijd gezegd: we gaan niet meteen alle ideeën uitvoeren.’

Wat maakte de werkateliers zo bijzonder?

‘Bij het werkatelier dalende studentenaantallen schuurde het wel degelijk. Sommigen vonden het een giga probleem en anderen helemaal niet. Het werkatelier hielp om ieders perspectief te verruimen en elkaar te begrijpen. Werkvormen als co-creatie en future search passen daar goed bij. Als je dieper graaft en echt naar elkaar luistert, kom je op gemeenschappelijke thema’s. We willen allemaal vooruit en vaak dezelfde kant op. Dat ontdekken geeft heel veel energie, ook voor het ministerie. Je bent als ambtenaar vaak een postduif die pendelt tussen alle belangen. Als je standpunten niet honderd procent overneemt, krijg jij de schuld. Dat kost veel energie. Als je alle partijen in een zaal hebt komt het besef dat je elkaar nodig hebt en het samen kunt oplossen. Alles wat binnen vooraf vastgestelde financiële en juridische kaders paste, kon. Dat voelt super constructief. Als je er zelf bij zit en iedereen moet het erover eens zijn, dan krijg je geen absurde plannen. Daar hoef je als beleidsmaker niet bang voor te zijn.’

Wie hebben jullie uitgenodigd voor de werkateliers?

‘Van tevoren hebben we  tot in detail in beeld gebracht: we willen vijf studenten, vijf bedrijven enz. Tot op de persoon. Toen hebben we aan de kerngroep (bestaand uit beleidsmakers en mensen uit het veld) gevraagd: wie kent deze mensen? Voor het werkatelier hebben we bewust geen open uitnodiging gestuurd. We vroegen ons af: gaat de buitenwereld deze groep en hun resultaten omarmen? We zagen het voor onze ogen gebeuren: er ontstond een gedeelde toekomstvisie, waarbij OCW een gelijkwaardige partner was. Het werkte en dat was heel krachtig. Dat maakte die dag een heel mooi moment en het krachtigste deel van de open aanpak.

Uiteindelijk zagen we een aantal concrete vraagstukken waar we challenges op gezet hebben. De beste ideeën kregen een budget van 25.000 euro om het idee uit te werken en op te schalen.’

Wat had anders gemogen in de organisatie van het team?

We hebben voor de thema’s inhoudelijk aanjagers aangesteld. Maar de open aanpak faciliteren werkt het beste als je inhoudelijk geen sterke mening over het onderwerp hebt. Je moet je voornamelijk bezig houden met het vormgeven van het proces van ideeënvorming door de zwerm en niet zelf voorkeur hebben voor een bepaald idee. We hebben ook teveel nieuwe mensen gehad, zowel externen als intern bij OCW, die we onvoldoende gebrieft hebben over de principes van de aanpak en  het doorlopen proces. Daardoor zijn we een tijd heel traag geweest. We zijn de aanpak blijven vormgeven in co-creatie met anderen. Het had goed gewerkt om de organisatie voor de challenges anders in te richten. Ons bewust af te vragen: welke mensen hebben we daarvoor nodig? Heb je co-creatie nog nodig als je de grootste tegenstellingen al overbrugd hebt bij het maken van de visie? Ik denk nu van niet. Een challenge is zelf al een open beleidsinstrument. We hebben dat teveel in het midden gelaten. Daardoor werd onduidelijk wie zeggenschap had over de inhoud van de challenges. Het duurde dus heel lang voordat ze vorm kregen. (het zeven cirkel model helpt daarbij, red.)

Het voelde als pionieren. We konden niet kijken naar anderen die ermee bezig waren. In het begin konden we nog terugvallen op consultants die strak het proces manageden. Na het tweede werkatelier hielden zij zich ook niet aan de procesafspraken. We waren daarna op onszelf aangewezen.’

Waar ben je trots op?

‘De succesmomenten, en dan vooral de brede werkateliers, de challenges en de producten die daaruit komen. Dat was voor veel mensen een eye-opener. We kwamen in een dag veel verder dan gedacht. Het was spannend maar het werkatelier heeft echt gewerkt om een gezamenlijke visie te vormen met honderden mensen tegelijk. Challenges werken ook goed, als je ze goed inzet. De Massive Open Online Course (MOOC) bleek goed om ideeën breder te toetsen, maar je haalt er als ministerie niet zoveel nieuwe dingen uit, is mijn indruk.’

Wat heb je bereikt dat je op een traditionele manier niet voor elkaar had gekregen?

‘Eerlijk gezegd hadden we inhoudelijk alles kunnen bereiken op de traditionele manier. Het verschil is de aansluiting met de praktijk. En dat vinden we als ministerie belangrijk. Traditioneel beleid maken zonder de buitenwereld kan eigenlijk niet meer. De meeste beleidsmakers gaan op zoek naar hun stakeholders en bedenken hoe ze ze in elke fase van het proces betrekken. Open beleid maken gaat nog een stap verder, doordat je bewust unusual suspects erbij betrekt, en veel intensiever dan bij een rondje consulteren. Het helpt bij het zoeken naar een gemeenschappelijke taal en te merken dat het met veel mensen tot stand is gekomen. De vorm verrijkt. Inhoudelijk is dat anders: In onze eerste visie staan dingen die collega’s al op het netvlies hadden staan.’

Veel collega’s willen graag de zwerm van MBOin2030 consulteren. Kan dat?

‘Wat mij betreft niet. Consulteren is te weinig inspraak voor een open beleidsaanpak en voegt daardoor te weinig toe. Je moet meer betrokkenheid willen om onze aanpak goed te kunnen benutten.’

We merken dat het voor collega’s spannend is om in die diepe open aanpak te springen. Hoe maak je dat makkelijker?

‘Mensen kunnen voor advies bij een van ons terecht. Het is ook belangrijk dat je een open beleidsaanpak met meer dan één collega doet, zodat je kunt sparren. Als ik erop terugkijk ben ik het meest trots op de eerste fase. De collega’s uit die tijd zijn bijna allemaal weg en dat is jammer. Je kunt het niet meer delen. Als je het voor het eerst doet kost het gewoon veel tijd. En toch zou het goed zijn als dit meer een standaard onderdeel wordt van het repertoire. Vooral bij wicked problems. Of het gaat gebeuren weet ik niet. In het begin was ik daar wel van overtuigd: iedereen zag hoe leuk het was. Maar soms is het beter of makkelijker om als ministerie de regie te pakken. Het wordt wel míjn manier van werken maar misschien niet dé manier. Mijn ultieme volgende stap zou zijn: de open aanpak op een politiek meer prangend thema. De open aanpak is een tijdrovender manier om nieuw beleidsproducten op te leveren. Maar het helpt om je beleid te verrijken en de kans te vergroten op succesvolle uitvoering. Het is bovendien een heel goede manier om achterkamertjes te bestrijden.’

Contact leggen met MBOin2030? Mail naar: mboin2030@minocw.nl

De Open Aanpak volgens ambassadeur Cees Brouwer: ‘Mooie resultaten, maar het mag allemaal best wat sneller’

Cees is vanaf het begin betrokken bij MBOin2030 en is heel enthousiast over de open aanpak: ‘De inbreng van betrokken anderen is van grote waarde. Ook als je niet precies weet waar het allemaal eindigt. Ik ben gevraagd voor MBOin2030 omdat ik buiten de lijntjes kleur, en dat is eigenlijk alleen maar erger geworden!’ Cees Brouwer begeleidt samen met Ruud Duvekot de thema’s dialogisch valideren en gepersonaliseerd leren.

MBOin2030 kende een vliegende start, vertelt Cees: ‘Een regiegroep boog zich in opdracht van het Ministerie van OCW over flexibilisering van het beroepsonderwijs. We hadden ook zorg over de teruglopende studentenaantallen. Allereerst organiseerden we een groot werkatelier met honderden vertegenwoordigers uit het beroepsonderwijs, bedrijfsleven en andere betrokkenen om antwoorden op die vragen te vinden. Uit die grote bijeenkomst kwamen aanvankelijk vijf thema’s waar we allemaal achter stonden. Dat werden er vier: valideren van eerder verworven kennis, gepersonaliseerd leren, onderwijs dicht bij de praktijk in regionale ecosystemen en nieuwe rollen en taken van docenten die voor deze ontwikkeling nodig zijn. Wij reikten onderwerpen aan, maar we bepaalden niet hoe het veld moest veranderen. Dat is een houding die ik ben blijven volhouden.

De open aanpak vergt een open houding uiteraard. Maar wat houdt die in? ‘Iedereen brengt eigen ideeën in, daarnaast moet je ook bereid zijn het bestaande los te laten en af te wijken van je eigen visie. Anders kun je geen stap naar de toekomst zetten. We hebben ook goed gekeken naar andere sectoren voor nieuwe ontwikkelingen. De Open Universiteit is bijvoorbeeld al jaren bezig met een leven lang ontwikkelen.

Inspirerend
Na de eerste inspirerende fase vertraagde de aanpak, tot frustratie van Cees. ‘Een kerngroep heeft de opbrengst vertaald in een strategische visie. De zoektocht naar trekkers van de thema’s leverde vertraging op, want die waren niet altijd makkelijk te vinden. We hebben sowieso een aantal keer veel tijd verloren met het zoeken naar mensen, dat vind ik wel een minpunt van onze aanpak. Ook  covid gooide roet in het eten: we wilden de vier thema’s heel graag opnieuw aan een grote groep betrokkenen voorleggen. Ruud en ik hebben toen gekozen voor een Massive Open Online Course (MOOC), met ruim 200 mensen. De anderen voor Teams en andere applicaties. Inmiddels was het oktober 2020.

Daarna kwam opnieuw een kink in de kabel. We hebben een bureau ingehuurd voor het procesmanagement van de open aanpak, maar voor een aantal mensen was dat niet de juiste weg. De trekkers hebben toen, vrij old skool, een uitgebreid verslag gemaakt van de opbrengst. Dat heeft te lang geduurd. De presentatie van het rapport aan de directie MBO en andere partners zorgde voor de nodige onrust. MBOin2030 bleek bezig met iets heel spannends en vernieuwends waar zij nauwelijks invloed op hadden. Het open einde van een open aanpak was voor alle partijen best verontrustend’, zegt Cees met een glimlach.

‘Uiteindelijk hebben we tot november 2021 met Max Herold, de bedenker van de open aanpak, een group decision room ingericht om de spelregels van de open aanpak goed vast te leggen. We waren lang bezig met vragen als: wat is MBOin2030, waarom doen we dit, hoe organiseren we het? De oudgedienden wisten dat al, maar voor nieuwe mensen was het verhelderend. Wim van Amersfoort en ik hebben de criteria voor co-creatie opgesteld. Maanden hebben we daarover met de kerngroep vergaderd. Een minpunt was de enorme behoefte aan controle op de open aanpak. Voordat we een tekst goedgekeurd hadden gingen er maanden voorbij. Gek werd ik ervan. Ik vroeg me steeds af: welke zekerheid koop je daarmee?

Volgens de regels
Het Ministerie van OCW gaf met de open aanpak ruimte voor onzekerheid, maar de financiering van MBOin2030 moest strak volgens de inkoopregels georganiseerd worden. Andere opties waren er eigenlijk niet. Met de inkoopregels werd de zekerzoekerij nog verder versterkt. Wat mooi was: met het geld konden we challenges organiseren voor betrokkenen in het veld. Die challenges lieten weer ruimte voor initiatief van buiten. Daarna ging het heel snel: we hebben binnen een jaar vier challenges georganiseerd over de vier thema’s. Op ‘ons’ thema Dialogisch Valideren hebben we prachtige oplossingen opgehaald. Ik ontdekte ook: de belangrijke mensen zijn vaak niet de bazen, maar de netwerkers.

Al met al vind ik de open aanpak heel geslaagd. We hebben enorm veel bereikt. De vernieuwingen verspreiden zich als een olievlek over Nederland, op initiatief van het veld zelf. Zelf heb ik het meest geleerd van de open houding op die grote bijeenkomsten: we pasten onze ideeën aan na kritiek uit het veld. We zagen bijvoorbeeld in dat studenten op mbo 1 en 2 hulp nodig hadden bij het in kaart brengen van hun werkervaring. Docenten hebben aanvullende training nodig om als coach te kunnen optreden. De mbo’s in het land hebben ons de witte vlekken laten zien.

Mooie resultaten
Deze resultaten hadden we zonder de open aanpak niet geboekt. Ik ben dan ook blij dat op allerlei plekken de open aanpak wordt uitgeprobeerd. Aan iedereen die wil gaan werken met de open aanpak zou ik adviseren om een kort startdocument te maken over wat je belangrijk vindt en dat voor te leggen aan een grote, diverse groep mensen uit het veld. Stel open vragen. Vraag wat ze ervan vinden en wat de volgende stap zou moeten zijn. En doe wat je belooft.

Verder zou ik zeggen: doe wat bij je past. Er is niet een enkele manier om een open aanpak te organiseren. Leg het alleen niet te vast, doe wat nodig is. Zie de inbreng van anderen als een uitnodiging om te veranderen.’ Cees grijnst. ‘Je moet wel een beetje energie hebben voor deze aanpak. Het is soms nogal bergop…’

Vergroot afbeelding

Interview Susan Krol over MBOin2030

‘Ik vond dat we best ver kwamen met de open aanpak’

Susan Krol, teamleider bij de directie MBO, heeft in het begin meegedaan met de open aanpak als lid van de kerngroep van MBOin2030. Ze was inhoudelijk betrokken bij het onderwerp flexibilisering van het onderwijs. Samen met de kerngroep bereidde ze het eerste werkatelier voor. ‘Ik had er nooit eerder mee gewerkt en het zat niet erg in mijn comfort zone. Ik vond dat we best ver kwamen.’

De open aanpak is van iedereen. Het is niet alleen van OCW, we doen het samen. Dat was voor Susan Krol wel even schakelen. ‘Maar als je dat weet, is het wel een uitdaging. We werden steeds opnieuw bewust gemaakt van de aanpak, we hielden er strak aan vast. Dat hielp. De onafhankelijk procesbegeleider van Bureau KaapZ begeleidde het, dat hielp ook.’

Voor wat voor type beleidsambtenaar is deze aanpak geschikt?

‘Je kunt mij makkelijk inzetten voor dit soort processen. Ik ben niet degene die de creatieve werkvormen bedenkt, maar hier kon ik goed in mee. Er deed een heel verschillende groep mensen mee. Ik vond dat we best ver kwamen. Moest wel even slikken toen ik hoorde wat er opkwam in het werkatelier. De deelnemers hadden veel vergaander ideeën dan wij: ze hadden voor flexibilisering het Spotify model bedacht. Wanneer jij behoefte hebt aan een stukje onderwijs is dat beschikbaar.’ Susan lacht hartelijk. ‘Daar waren wij nog niet. We hadden wel afgesproken dat we met de open aanpak aan de slag zouden gaan.’ Iedereen was gelijk en ieders inbreng telde. Susan: ‘Deze andere manier van werken levert een andere manier van denken op.’

Is het noodzakelijk dat de overheid op deze manier gaat werken?

‘Ik weet niet of het altijd nodig is. Als er een nieuw, groot onderwerp opkomt kan dit een goede methode zijn. Voor het stagepact en de werkagenda hebben we in samenspraak met het veld beleid gemaakt. Gaandeweg werd de rol van OCW toch groter. Dat is niet altijd erg. Het kostte in de open aanpak veel moeite om unusual suspects te vinden. Een bouwbedrijf bijvoorbeeld. Het is onzeker wat je ervoor terugkrijgt als je er veel instopt. De wereld vindt betrokkenheid fijn, maar de MBO Raad bijvoorbeeld vindt het heel spannend als wij anderen laten meepraten over de werkagenda.’

Wat is het juiste moment voor de open aanpak?

‘Medewerkers moeten tijd hebben. De afgelopen tijd was er veel meer stress en werkdruk, ook bij het MT. Het kan zeker geen kwaad om de open aanpak wat meer aandacht te geven. De systematiek van werken is nog niet zo bekend. Het is niet voor ieder onderwerp geschikt. Wel voor de strategische beleidstrajecten. Het is prettig om los van de waan van de dag te kijken naar de toekomst. Je moet wel echt even tijd hebben om te kijken waar je naartoe wilt werken. Ook voor werkagenda hebben we heel veel mensen uitgenodigd om mee te denken. Om tot een gezamenlijk akkoord te komen voor het mbo van de komende jaren vind ik de open aanpak minder geschikt. Het is goed om in het begin heel duidelijk aan te geven wat voor traject je aan het doen bent en wat ieders commitment is. Als er even niks gebeurt gaat iedereen naar OCW kijken. Dat is niet erg, moet je even een zetje geven.

Wat is het nadeel van de open aanpak?

‘Dat het lastig is om er langjarig energie in te houden. Het eerste werkatelier werkte heel goed. Het had steun van het MT. Aan het tweede werkatelier moest al harder getrokken worden. Als je eenmaal een vergezicht hebt, hoe moet je dan verder? Dat was een lastig moment. Dan kom je ook in beleid van OCW terecht. Het is moeilijk om het vergezicht verder te brengen. Hoe houd je daar energie in? Het zijn best lange trajecten. Dat vergt een wat langere adem maar ook stabiliteit in de groep en in de organisatie.’

Wat vond je het meest inspirerend?

Ik vond het heel leuk om met een diverse groep vrij te kunnen denken over de toekomst van het onderwijs. Los van de waan van de dag.

Een van de belangrijkste regels van de open aanpak: schuif je ego opzij!

Liedewij Petit over het proces

Liedewij Petit is eind 2022 gevraagd als procesbegeleider en sparringpartner om de beweging in MBOin2030 weer op gang te brengen. Na een periode van ‘naar binnen kijken’ zat er weinig energie meer in de open aanpak. Er is nadrukkelijk gekozen voor een neutraal iemand. Volgens Max Herold, die de open aanpak theoretisch onderbouwd heeft, is onafhankelijke begeleiding een voorwaarde voor succes. Liedewij volgde zijn achtdaagse masterclass over de open aanpak. Wat waren haar bevindingen en wat heeft de groep samen met haar bereikt?

‘Als je aan de start staat van een open aanpak is het goed om samen een paar duidelijke afspraken te maken’, zegt Liedewij. ‘Er moet een collectief belang zijn waar iedereen achter staat en warm van wordt. Stel ook samen leefregels op, en zorg zelfs dat je ongeschreven regels vastlegt, al is dat ongemakkelijk. Zodra er nieuwe mensen bij komen, herijk je die afspraken.’

Een van de belangrijkste regels van de open aanpak is: schuif je ego opzij. ‘Vanuit welke organisatie je ook werkt, je gaat hier met een open blik in. Als mensen een bijdrage willen leveren is het goed om te kijken welk belang daarmee instapt. Leent het zich voor het collectief? Houd dat in gedachten bij het samenstellen van de groep die de open aanpak gaat aanjagen.’ Alleen zo kun je signalen uit de buitenwereld opvangen en omzetten in beleid of helpen opschalen in de praktijk.

Kijk goed naar diversiteit in de groep, adviseert Liedewij Petit. ‘Zijn alle doelgroepen aan boord? Middelbaar beroepsonderwijs heeft een ander systeem en een andere taal dan hoger onderwijs. Kunnen de leden van de groep zich verplaatsen in het mbo?’ Uit de netwerken van deze groep stel je de zwerm samen: de grote groep mensen die gaat nadenken over beleid dat past bij hun werk. In de zwerm wil je ‘the whole system’ vertegenwoordigd zien: het bedrijfsleven, gemeente, studenten, scholen en bedrijfsleven. Liedewij: ‘Je hebt dus een kleine groep van hooguit vier mensen die de besluiten aftikken. Daar omheen kun je een tweede schil inrichten van mensen die periodiek meedenken. Zij geven advies op inhoud en voeden het netwerk met kennis. Daar omheen zit een groot netwerk van volgers, netwerkers en actieve dwarsdenkers uit alle regio’s van Nederland: de zwerm. Zij doen het echte werk.’

De eigen motivatie van de deelnemers moet leidend zijn, zegt Liedewij. ‘Ik zou dus adviseren om niemand te betalen voor zijn deelname. De open aanpak is juist geen contract. Iedereen doet mee vanuit intrinsieke motivatie. De open aanpak kun je goed naast je werk doen. De kleine groep organisatoren wordt wel betaald, die kunnen in dienst zijn bij het betreffende ministerie of een andere instantie.’ Na hun inzet worden ze hartelijk bedankt voor hun bijdrage. Zo kunnen nieuwe mensen worden geworven voor nieuwe thema’s.

Naast leefregels heb je ook praktische afspraken nodig. Wat ga je elk kwartaal doen, waar wil je staan? Het is goed om regelmatig live ontmoetingen in te bouwen. De mensen die meedoen moeten verbindende kwaliteiten hebben. Liedewij: ‘We hebben gemerkt dat sommige mensen niet op een zeepkistje willen staan. Als je iets over het voetlicht wilt brengen, bijvoorbeeld op de sociale media, is dat wel nodig. Behalve verbinders heb je nog een aantal rollen nodig in de groep: cartografen, vinders, onderhandelaars en motivatoren. In het Teamprofiel voorkeursstijlen opgavegericht samenwerken | Netwerkacademie | Grenzeloos Samenwerken worden de rollen van al deze ‘grenswerkers’ verder uitgewerkt. Als groep maak je ruimte voor reflectie op het eigen gedrag. Welke dynamiek voelen we nu? Wat spreken we met elkaar af? Daar kun je heel consequent in zijn. Hoe meer je dit doet, des te opener wordt de aanpak. Zo kun je elkaar aanspreken en is het contact veilig. Anders gaat er veel tijd zitten in details.

De open aanpak kent een aantal fases. Dat hebben we teveel losgelaten bij MBOin2030. Als je het zeven cirkelmodel van Max Herold naast MBOin2030 legt, kun je zien dat we de wicked problems van het begin hebben aangepakt. Liedewij: ‘Voor de verwachtingen van de groep was het goed geweest om de fasen duidelijker te volgen.’ Ze kan niet genoeg benadrukken dat het handelen van de groep het collectief moet dienen. ‘Wees dus niet bang om mensen aan te spreken op hun lijn. Je wilt namelijk iets aan het collectief bijdragen. Handel daarom echt met een open vizier. Luisteren, samenvatten, doorvragen (LSD) gaat je daarbij helpen. Mensen: durf los te laten! Dan komt er namelijk iets nieuws en onverwachts op je pad dat je anders niet had gezien. En dat is de kracht van de open aanpak.’ Wat er dan gebeurt voelt bijna bevrijdend. ‘Alles mag, alles kan, maar je moet wel lef hebben. Om elkaar aan te spreken en om iets totaal nieuws te doen. Niks is fout. Dat kan heel spannend zijn.’ Als je dit allemaal goed opzet, kun je een open aanpaktraject in een jaar doorlopen.

MBOin2030 was en is een traject van pioniers. De plekken waar de open aanpak en omgekeerd beleid maken bij de Rijksoverheid wordt toegepast zijn nu nog op twee handen te tellen. Omdat we dit voor het eerst deden, is niet alles vlekkeloos verlopen. Het traject heeft vijf jaar geduurd. Er ging veel tijd zitten in het stroomlijnen van de samenwerking en de wens om de resultaten wetenschappelijk te onderbouwen. Maar, zegt Liedewij, ‘Ondanks de vertraging heeft MBOin2030 wel echt iets voor elkaar gekregen. De challenges hebben prachtige initiatieven opgeleverd. Dat is waar je het voor doet!’ Ze is dan ook zeer enthousiast over MBOin2030 en de open aanpak in het algemeen: ‘Dit is een effectieve manier om nieuwe ontwikkelingen in de praktijk verder uit te rollen. We mogen daar nog meer lawaai over maken.’ Dat leidt haar tot een laatste belangrijke tip: ‘Zonder communicatie kom je niet verder. Laat iedereen weten wat je van de communicatiespecialist kunt verwachten en wat diegene kan betekenen. Positioneren is heel belangrijk, zeker naar de top van de organisatie. Zorg dat de directeur hoeder of eigenaar is. Je moet je collega’s en leidinggevenden uitnodigen, meenemen. Anders is het alleen maar heel veel werk. Je moet intern een aanjager hebben die er echt voor gaat en iedereen mee kan nemen. De directeur MBO Henrike Karreman is inmiddels een van de belangrijke pleitbezorgers van de open aanpak.

Waarom ik meedoe aan de open aanpak

‘Ik werk voor de overheid omdat ik iets wil betekenen voor de mensen buiten de overheid. Hiervoor werkte ik voor een uitvoeringsorganisatie. Daar werkten mijn collega’s altijd vanuit de klantbeleving: als een pand niet warm wordt of de route er naartoe is niet duidelijk, kom je in actie. Ik denk dat je de overheid een stukje beter maakt als je naar buiten gaat, mensen bevragen. Anders krijg je wat je altijd kreeg. En volgens mij krijg je er blije beleidsmakers van. De tijd vraagt ook om deze werkwijze. Veel jonge mensen gaan na een paar jaar bij de overheid ergens anders werken omdat de organisatie meer naar binnen gericht is dan ze hadden verwacht. De open aanpak is daar een goed antwoord op.’

Do’s:

• Structuur
• Verbinding binnen en buiten
• Ook onderling, in de groep
• Houd de lijntjes kort
• Zichtbaarheid. Blijf mensen op de hoogte houden, ook als er even niets gebeurt

Rob Herber: ‘Ik ben bang dat ambtenaren nu weer zelf beleid gaan maken’

Rob Herber was opleidingsmanager bij VDL Nedcar en is aangeschoven bij MBOin2030 na de grote Werkateliers, in mei 2022. Hij vertegenwoordigt het bedrijfsleven in de kerngroep. Bij VDL Nedcar zette hij een eigen, vernieuwende mbo-opleiding op voor werknemers. Binnen MBOin2030 kon hij zijn ei niet kwijt. ‘We waren driekwart van de tijd bezig met procedures. Daar hebben studenten niks aan.’

‘Ik werd enthousiast van kijken naar de toekomst. De praatplaten over de verschillende thema’s van MBOin2030. Het sloot aan bij wat ik doe: het veranderen van het onderwijs. Je doet niet wat hoort of moet, maar je zorgt dat studenten later zelf voor hun inkomen kunnen zorgen. Hoe dan ook. Ik vind: in het mbo moeten studenten teveel voldoen aan de kwalificatiedossiers. Wat daarin staat is wat mij betreft niet waar. De veranderkracht van MBOin2030 vind ik geweldig. Het zorgt voor verandering in het hele mbo-onderwijs.

Het begin was inspirerend, maar vervolgens kwamen we terecht in formele meetings met voorzitters en notulen. We gingen criteria opstellen voor challenges. Okee. Ik dacht: daarna gaan we leuke dingen doen. Maar we zijn er weken mee bezig geweest. Het corrigeren van zinnen. Wat heeft die leerling daaraan? Toen moest er ook nog een procedure opgesteld worden. Laat dat door experts doen. Mijn aanwezigheid droeg niet zoveel bij. Het moet natuurlijk wel.

Ik kreeg op die manier wel een kijkje in de keuken. Waarom moet dit allemaal? Waarom zo formeel? Omdat je anders op de vingers getikt wordt. Het werk moet hier, net als bij ons, wel veilig gebeuren. Maar dit hadden ze ook zonder mij gekund. We hebben geprobeerd het schip te keren. We zaten vast. De ene helft was heel formeel, de andere helft dacht: wat gaan we in de buitenwereld veranderen? Bijeenkomsten over visievorming hebben de beweging weer een boost gegeven. Je komt toch steeds weer in het formele terecht. Ik wilde stemmen over goede ideeën. Er gebeuren in het land zoveel mooie dingen met passie, die langs de randjes lopen van wat mag. Voor studenten. Dat missen wij omdat we met het formele stuk bezig zijn.

Honderd feestjes vieren
Ik heb ervoor gepleit om honderd feestjes te gaan vieren. Maar we hebben besloten om geen best practices in de etalage te zetten. Met challeges bereik je maar een beperkte groep. Net als met subsidies. Het resultaat was dat we mensen kregen die hun uren uitzaten. We kregen een jury, ik had er geen invloed op. Ik had dingen zelf veel meer op gevoel gedaan. Dan krijg je innovatie. Zo waren de challenges eigenlijk opgezet. Iedereen mocht meestemmen. Met de komst van een jury is alles verloren gegaan. Ik wilde honderd feestjes vieren voor duizend euro. Bevlogen innovators een podium geven om over hun innovatie te vertellen! Ik had niks meer toe te voegen.

Ik denk dat er een clubje moet komen dat de formele dingen regelt. In de toekomst mogen onderwijsvernieuwers me altijd bellen om een idee te pitchen. Dat idee wil ik geheel belangeloos zonder financiële vergoeding beoordelen. Het ministerie van Onderwijs kan iets verzinnen, maar heeft het onderwijs daar iets aan? Leid je op voor het beroep? Als je te lang bezig bent met dingen die het bedrijfsleven niet interessant vindt, haken ze af. Er zit nooit innovatie in een club die beoordeeld wordt door wijze mannen. Het mag ook veel dichter tegen de praktijk aan zitten wat we doen. Ga dus bij elkaar in de keuken kijken. Houd alsjeblieft feeling met de praktijk. Je wordt anders voorbij gelopen. Ook de directeur van de directie MBO wees daarop: laat ambtenaren in het veld kijken. De baas gaat ook de fabriek in om te praten met zijn mensen. OCW moet ook een verzamelaar zijn. Ik ben bang dat ze nu weer zelf beleid gaan maken.

Poten in de klei
Ik vind het wel een geslaagd project. Alles helpt om inzicht te krijgen en van daaruit de volgende stap te zetten. Je haalt veel op met de challenges. Het belang van de thema’s is groot. Daar moeten we stappen in zetten. Dus als ik beleidsmakers een tip mag geven: ga met je poten in de klei staan. Ga het niet zitten verzinnen in een kantoor. Kijk naar het enthousiasme van de mensen. Maar ik snap ook dat je beleid moet maken. Ik heb nooit dingen zien ontwikkelen als je alles heel stevig vasthoudt. Innovatie gebeurt niet op papier, maar door mensen bij elkaar te zetten. Als je ergens in gelooft, dan support je een pilot. Zo ontdek je de leermomenten. Wat verstoort, wat draagt bij, waar moet beleid op? Dan krijg je een volgende pilot en daar wordt het alleen maar beter van.

Onderwijs is in de praktijk leren wat je later gaat doen. Vallen en opstaan, zelf dingen uitzoeken. De docent kan het niet meer weten, de technologie gaat sneller dan docenten kunnen bijhouden. Om het onderwijs te vernieuwen heb je vrijheid nodig. We willen mensen de belangrijkste vaardigheden leren: samenwerken, communiceren, soft skills. Mensen vallen niet uit omdat ze hun werk niet kunnen, maar op de communicatie. Op de stress. Daar doen we onvoldoende aan in het mbo.

Deel je kennis
Mijn tweede tip zou zijn: deel je kennis. Dan krijg je interessante vragen, waardoor je tegen dingen aanloopt die je moet oplossen. En blijf enthousiast over wat je aan het doen bent. Zorg dat je kippenvel krijgt van wat iemand vertelt. Dat is nodig om nieuwe dingen te kunnen doen. Wat ik graag zou willen veranderen in het onderwijs is de regelzucht. In het onderwijs is veel burnout door regeltjes. We moeten ons steeds verdedigen tegen iedereen. Kritische ouders enzo. iedereen heeft overal een mening over. Mensen verschuilen zich achter procedures. Ons voordeel is: wij hebben een minder formele omgeving met meer ruimte om te experimenteren. Op onze mbo bedrijfsschool leiden we alleen werkenden op. We geven ze een kans, houden de handjes op de rug en brengen ze naar de eindstreep. Als de student dat niet meer wil, is dat zijn eigen keuze. Problemen in het onderwijs doen bij ons in de regio ook veel meer pijn, bijvoorbeeld de teruglopende leerlingaantallen. Dan móet je wel gaan veranderen. Bedrijven, het onderwijs en de overheid moeten samenwerken vanuit de bedoeling.’

Riemie Zuiderveld over de kracht van MBOin2030

‘Het gaat er niet om wat ik ervan vind, maar wat betrokkenen ervan vinden.’

Riemie Zuiderveld, opleidingsadviseur volwassenenonderwijs bij Firda, is vanaf het begin betrokken geweest bij MBOin2030. De open aanpak heeft haar kijk op haar werk en zelfs op haar leven behoorlijk veranderd. Vraag een zo breed mogelijk gezelschap naar oplossingen voor de complexe problemen in de samenleving. ‘Want als je steeds naar de usual suspects gaat met vraagstukken, wordt de kloof tussen zij die weten en die niet weten steeds groter.’

De belangrijkste ambitie van MBOin2030 en voor mij persoonlijk is: in iedere regio in Nederland kwalitatief goed onderwijs bieden. Het was best lastig om de open aanpak goed neer te zetten. We startten met usual suspects. Daarna mocht de groep unusual suspects toevoegen. En toen werd het mooi. Het werd een gemêleerd gezelschap. Zo krijg je een zo breed mogelijke kijk op het onderwerp. We varieerden in verschillende regio’s, leeftijden, genders en culturen. Dat leidde tot een brede en waardevolle input. Geen echoput.

Wat is de opbrengst van MBOin2030?

Het heeft er bij mij in elk geval toe geleid dat ik in mijn eigen werk ook een breed netwerk betrek. Het gaat er niet om wat ik ervan vind, maar wat betrokkenen ervan vinden. Die aanpak geeft een veel rijkere opbrengst. Mooi dat MBOin2030 gewerkt heeft aan bouwstenen waar iedereen mee aan de slag kan. Je kunt met dezelfde bouwstenen tot een andere oplossing komen.

De overheid heeft nog een heel grote rol in de samenleving. De burger heeft nu nog wel het gevoel dat er veel opgelegd wordt. Het is goed dat ze met de open aanpak zijn begonnen. De nieuwe generatie beleidsmakers denkt anders en kijkt anders naar oplossingen. Die generatie participeert in de open aanpak. De open aanpak kan ertoe leiden dat je aan wetgeving moet tornen. Dat is een lang traject, dat zou wat wendbaarder kunnen.

Wat zou je niet meer zo doen?

Ik zou geen inhoudelijk deskundigen meer benoemen als aanjagers van de thema’s, maar procesbegeleiders. Ze moeten hun eigen standpunten los kunnen laten. Ik zou de bedoeling van de open aanpak strakker communiceren en dat ook steeds herhalen. Zeker als er nieuwe mensen bij komen. Die moeten bekend raken met de open aanpak. De meer ervaren deelnemers moeten er steeds weer aan herinnerd worden. Het is menseigen om weer in je eigen kijkkader te gaan zitten. Iedereen heeft zijn eigen waarheid en dat is niet dé waarheid.

Voor welke beleidsmakers is deze aanpak geschikt?

Alle ambtenaren kunnen het leren, ik denk wel dat het een andere manier van werken is. In het verleden consulteerden ze alleen usual suspects. In de open aanpak werk je in het hele proces nauw samen met de belanghebbenden. Zo hebben alle partijen het gevoel dat ze eraan meegewerkt hebben. Ik zou er als ministerie zo veel mogelijk op sturen dat je bij belangrijke issues verplicht een breed scala aan mensen bevraagt. Dat je dat ook moet kunnen aantonen. Hoe je tot een besluit bent gekomen, of tot bouwstenen. In mijn eigen werk probeer ik ook vooraf zo breed mogelijk zienswijzen op te halen, ook bij het ministerie. De jonge generatie beleidsmakers kijkt meer naar buiten. Ze onderzoeken hoe ze op de samenleving kunnen anticiperen. Ze verlagen de drempel al, breiden hun netwerk uit. Zo krijgen ze een gezicht voor de buitenwereld, je bent herkenbaar en benaderbaar.

Wat adviseer je beleidsmakers die met de open aanpak aan de slag willen?

Ik zou als je de open aanpak gaat neerzetten steeds de regels bespreken. Alle inbreng is goed, waar vinden we elkaar, wat zijn de issues? Bespreek ook het proces eronder. MBOin2030 was te vrijblijvend soms. Ook naar buiten toe. Als je dat meer gestructureerd in een programma zet dan zie je lijn. Dat geeft je steeds de mogelijkheid en de opdracht om mensen van buitenaf te betrekken bij het proces. Wij zagen vaak dezelfde gezichten. Als je een aantal keer ieder een diverse groep van twintig mensen zoekt in je eigen netwerk, de zogenoemde unusual suspects, kun je het gezamenlijke netwerk snel uitbreiden. We hebben nu een netwerk dat goed volgt wat er gebeurt. Ik kom MBOin2030 online en in het land steeds weer tegen. Ook van mensen die ik nooit op een werkatelier heb gezien. De grote kracht van MBOin2030 is dat er ruimte is voor beweging en dat er vanuit het ministerie ambitie is om samen te werken met het hele speelveld.

Wat heb je zelf geleerd van MBOin2030?

Als je steeds naar de usual suspects gaat met vraagstukken, wordt de kloof tussen mensen die het weten en niet weten steeds groter. Als je unusual suspects bevraagt, moeten ze zich gaan verdiepen in de materie. Je kunt dit ook in het klein implementeren. Hoeft niet meteen heel groot. Op je afdeling bijvoorbeeld. Het is leuk wat er dan gebeurt. Ik ben daardoor heel anders naar mijn eigen werk en mezelf gaan kijken, en ook naar mijn kinderen. Ik dacht dat ik tien jaar geleden veel van onderwijs en samenwerken wist. Mede dankzij de open aanpak van MBOin2030 heb ik heel veel bijgeleerd. Nu vind ik dat ontwikkelen iets is wat je je leven lang doet, vanwege de eisen van de arbeidsmarkt of om jezelf te verrijken. Het kan zich op ieder moment van je leven aandienen. Daarom is spelen en creativiteit in het werk belangrijk.

Hoe krijg je steeds energie van buiten in je aanpak?

De branding van zo’n beweging: goed om het over te hebben. Hoe bouw je het gedachtengoed op en wat wil je zijn? Geen vergaarbak van best practices in elk geval. Je moet ook online geen dingen delen waar een andere agenda achter zit. Wees steeds open, hanteer geen dubbele agenda’s. Soms is er al een duidelijk beeld van de uitkomsten en zoeken sommigen onderbouwing van dat beeld. Dat is geen open aanpak. Zo laat je een rijke opbrengst liggen. De aanjagers van dialogisch valideren doen dat anders: ze gaven aan dat er in de MOOC (een grote open online cursus) dingen gebeurden die ze niet hadden voorzien. Dat draagt veel meer bij aan de bouwstenen voor oplossingen. In de kerngroep hadden we ook veel meer de diversiteit moeten benadrukken. Daar hebben we niet actief op gestuurd. Ook de zwijgzame deelnemers horen. Daar moeten we goed op letten met elkaar. Leren luisteren. Als mensen niet uit zichzelf inbrengen, moet je ze wel bevragen. De een voelt zich meer thuis in de groep dan de ander. Die tendens kun je keren met andere werkvormen, hebben we gezien op kadodagen (live bijeenkomsten waar we de koers bepaalden en resultaten vierden, red). We hadden ook wat vaker de groep groter kunnen maken met nieuwe gezichten. Wat vaker grote bijeenkomsten/werkateliers kunnen organiseren. Het streven is: meer verrijking en andere zienswijzen. Nu vind ik wel, afgezien van de MOOC van dialogisch valideren, dat we bij de thema’s regionale ecosystemen en gepersonaliseerd leren beperkte inbreng hebben opgehaald. Ik vond het wel weer goed dat we het probleem per thema hebben aangepakt, anders wordt het te groot. Maar je moet ook kijken naar de samenhang der dingen. Daar komt nu gelukkig meer aandacht voor. Binnen het thema taken en rollen van docenten wordt gekeken naar de rol van de docent, maar de onderwijsorganisatie als geheel moet veranderen. Kun je je als deelnemer niet meer vinden in de regels van de open aanpak? Dan kun je niet meer meedoen. Dat moet bespreekbaar zijn.