Ambtenaar ten tijde van transitie
Hoe bouw je als ambtenaar aan ambtelijke ruimte? Met die vraag ging Gijs Diercks aan de slag met de deelnemers tijdens de themabijeenkomst van de Kenniskring Opgavegericht Werken Rijk op 14 februari. Hij doelt hiermee op de professionele speelruimte die ambtenaren hebben om binnen wettelijke, politieke en organisatorische kaders initiatief te nemen en strategisch bij te dragen aan maatschappelijke transities of opgaven, maar waarbij het steeds vaker ook schuurt.
Gijs Diercks is onderzoeker en adviseur bij DRIFT (het Dutch Research Institute for Transitions van de Erasmus Universiteit Rotterdam). Hij doet veel onderzoek naar de rol van de overheid in transities en wat dit betekent voor goed ambtelijk vakmanschap.
De inspirerende ambtenaar
Het is Valentijnsdag. Op tafel staan bekertjes met hartvormige snoepjes en aan het bord hangen ludieke Liefde is… posters van het Rijksfaciliteernetwerk.
Op wie heb jij een professionele crush?
Gijs benut het thema door de deelnemers als opwarmer in duo’s in gesprek te laten gaan over inspirerende ambtenaren in hun eigen omgeving. Voorbeelden worden genoemd van ambtenaren die de eigen functie of organisatie ontstijgen. Ambtenaren die veel voorstellingsvermogen hebben. Ambtenaren die verbinden. Die naar buiten gaan. Ambtenaren die verschillende belangen aan tafel werkend weten te krijgen. Die ondanks pittige inhoudelijke discussies aan tafel, na afloop wel in staat zijn om persoonlijk een biertje met elkaar te drinken.
De professionele ambtenaar
Het is tijd voor een theoretische introductie op het concept ambtelijke ruimte, waarom deze met name bij transitievraagstukken steeds groter en relevanter wordt, en hoe dit bestaande kaders en opvattingen rondom ambtelijk vakmanschap uitdaagt. Gijs laat een foto zien van Max Weber die in zijn ogen symbool staat voor het dominante beeld van de objectieve en neutrale ambtenaar ten dienste van de bureaucratie. Dat beeld schuurt met de huidige tijd.
De volledig onafhankelijke ambtenaar is volledig irrelevant
Al langere tijd vormt Tjeenk Willink een tegenwicht voor deze dominante manier van denken over de ambtenarij. Hij is voor Gijs een inspirerend voorbeeld, die ambtenaren stimuleert in het pakken van hun professionele rol ten tijde van transities. Je kunt het een activistische houding noemen, maar het gaat erom dat je vanuit je professionaliteit meer stelling durft te nemen om aandacht en ruimte te creëren voor dat wat nodig is. Dat is noodzakelijk in transities om stappen vooruit te kunnen zetten.
Wat is een transitie?
Gijs geeft zijn definitie van een transitie: een proces van schoksgewijze en fundamentele verandering van een dominant regime dat plaatsvindt op de langere termijn. Hij gaat dieper in op de verschillende bestanddelen van de definitie. Hij benadrukt dat het om een radicale, niet-lineaire verandering gaat. Om een wijziging van de manier van denken, organiseren en doen die tot op dat moment als vanzelfsprekend wordt beschouwd. En dat het altijd om een meerjarig proces gaat, waar een lange adem voor nodig is.
We zien een afbeelding van een drukke autosnelweg met daarbij een reeks jaartallen waarbij elke tien jaar verder staat “one more lane will fix it”.
Iedereen voelt aan dat dit geen duurzame oplossing is. Een extra rijbaan erbij betekent een verbetering op de korte termijn die uiteindelijk het onderliggende probleem juist vergroot. We zijn dan vooral bezig met het optimaliseren van een systeem dat op een gegeven moment zal vastlopen.
Dan moet je in transitie komen. In het geval van de rijen auto’s op de snelweg ga je kijken naar waarom en hoe we als mensen bewegen. Dan blijkt de auto te staan voor vrijheid en een bijdrage aan persoonlijke status.
Een gedragsverandering op dit gebied (de auto wat vaker laten staan) vergt dus een fundamentele verandering op meerdere terreinen tegelijk, bijvoorbeeld óók op het gebied van cultuur.
We denken bij transities vaak aan technologische innovaties, zoals zonnepanelen of elektrische auto’s. Technologische innovaties zijn nodig, maar op zichzelf onvoldoende. Innovaties moeten niet alleen technisch zijn, maar óók sociaal. En niet alleen gericht zijn op optimalisatie van wat er al is en hoe we het altijd deden. Naast innovatie is ook afbouwwerk noodzakelijk. Hoe neem je waardig afscheid iets? Soms is het nodig ergens mee te stoppen om een transitie te kunnen versnellen.
Je ziet in de praktijk veel innovatiestrategen, maar nog weinig stopcoaches of hospice medewerkers
Wat is ambtelijke ruimte?
Bij werken aan transities ontstaat veel ruimte tussen ambitie, rolopvatting, strategie en uitvoering bij de overheid. Een ambtelijke ruimte die door diverse ontwikkelingen bovendien steeds groter lijkt te worden. Dat betekent dat ambtenaren niet slechts een objectieve en neutrale uitvoerder van beleid kunnen zijn, vanuit duidelijke wettelijke kaders en bestuurlijke taken, maar óók de rol moeten kunnen vervullen van een creatieve en politieke actor. Dat vraagt om ambtelijk vakmanschap; de behendigheid of praktische wijsheid om deze ruimte goed te benutten.
Het gesprek komt terug bij Weber en Willink. Het idee van de ambtenaar die objectief is en neutraal wordt al jaren in stand gehouden. Terwijl iedereen eigenlijk weet dat het zo niet (meer) werkt in de dagelijkse, publieke praktijk. Kwaliteiten die nodig zijn om effectief te zijn in transities, zoals durf, ondernemingszin, persoonlijk initiatief, flexibiliteit en creativiteit worden maar schaars beloond. Hier doet zich dus een spanning voor. Tjeenk Willink stelt dat dit een fundamenteel probleem is binnen de ambtenarij. Om effectief te zijn, moeten ambtenaren in de praktijk doen wat ze volgens de politiek-democratische norm niet mogen.
Over deze dubbelzinnige positie wordt volgens Gijs nog te weinig gesproken door ambtenaren. De wetenschap en de journalistiek zijn voorbeelden van plekken waar al veel langer het debat gevoerd wordt over neutraal versus waardengedreven of moreel handelen. Natuurlijk, er zijn objectieve normen waar het handelen van ambtenaren aan moet voldoen. Maar daarnaast kent professioneel handelen óók altijd een morele kant. De actie of het besluit kan namelijk niet los worden gezien van de persoon die handelt, voor wie en waarom. De opkomst van loyale tegenspraak, ambtelijk activisme, dialoog en ethiek is zo bezien een logische en wenselijke ontwikkeling.
Professioneel handelen in transities vraagt om reflective practitioners
“Hoe kaarten we systeemfalen aan binnen de overheid?”, vraagt Gijs. De overheid is soms zelf onderdeel van het probleem, en niet per definitie onderdeel van de oplossing. Er is een transformatie van de overheid nodig. En ambtenaren zijn cruciaal in het vormgeven van de nieuwe bestuurscultuur en passende ambtelijke ethiek. De uitnodiging is om daarbij voorbij de illusie van machteloosheid te gaan: wij vormen het systeem, dus kunnen het veranderen.
Momenteel is er veel druk op de overheid. Dat kan bedreigend worden ervaren maar het biedt óók kansen. Voor ambtenaren betekent het een zoektocht naar hoe zij hun eigenaarschap invullen in een steeds grote wordende ambtelijke ruimte.
Er ontstaan nieuwe rolinvullingen: beleidsondernemers, transitiemakelaars en activistische of scharrelambtenaren
Kaartspel met handelingsrepertoire
Na het theoriedeel gaan de deelnemers aan de slag met een kaartspel dat op speelse wijze inzicht geeft in 28 verschillende tactieken die ambtenaren kunnen inzetten om ruimte te creëren om hun werk goed te doen. Tactieken die soms in de comfortzone liggen, maar soms ook zullen schuren en spannend zullen aanvoelen. De tactieken zijn opgehaald bij ambtenaren die succesvol hebben geopereerd in transities, en zijn getoetst aan wetenschappelijk onderzoek.
De tactieken zijn verdeeld over drie ruimtes om in te handelen voor de ambtenaar: de politieke, organisatie en maatschappelijke ruimte. Binnen elke ruimte zijn er tactieken waarbij wordt meebewogen met de gevestigde orde of waarbij deze juist ter discussie wordt gesteld. Daarnaast zijn er vier rode peper-kaarten die gevoelsmatig wat kunnen schuren met wat een goed ambtenaar betaamt te doen.
De kaarten horen bij de praatplaat ‘zo bouw je ambtelijke ruimte’. In vier groepen worden vier praktijkcases van deelnemers besproken. Nadat de essentie van een casus duidelijk is, kiest elke deelnemer een kaart: welke tactiek wil ik de casushouder toespelen en waarom? De casushouder reageert op de voorstellen en de groep reflecteert op het geheel. Op deze manier kan het kaartspel in een korte intervisievorm laagdrempelig worden toegepast, en de reflectie en dialoog in teams bevorderen, over de spanningen die ambtenaren in hun werk tegenkomen.
De deelnemers vinden het leuk en waardevol om op deze manier het gesprek met elkaar te voeren. Het kaartspel helpt deelnemers om zicht te krijgen op de verschillende manieren waarop ze hun professionele ruimte kunnen vergroten. Het geeft er concreet handen en voeten aan.
Het spel is nog in ontwikkeling, dus Gijs hoort graag tips. Zo wordt het idee geopperd om ook een versie van het kaartspel te maken waarin de tactieken niet helemaal uitgeschreven zijn. Dit activeert het denken en leidt mogelijk tot nieuwe gedragsinvullingen van de tactieken. Een andere deelnemer stelt voor om als laatste stap in het spel de kaartjes op de praatplaat met de drie ruimtes te leggen. In welke ruimte speelt het vraagstuk zich met name af? Waar zit kennelijk de voorkeur voor tactieken? Is er nog een blinde vlek? Hebben we gekozen waar we altijd voor kiezen of voor iets nieuws?
Wat leren we van deze bijeenkomst?
In de themabijeenkomsten komen ambtenaren uit de publieke sector bijeen die werken aan transitievraagstukken of andere complexe beleidsopgaven waarin een andere rolopvatting en -invulling van de overheid nodig is om beweging te creëren. Wat nemen zij mee van deze bijeenkomst?
- De drie typen ambtelijke ruimten geven een fijne en praktische ordening. Dat helpt bij bewustwording en de ontwikkeling van ambtelijk vakmanschap.
- Het overzicht van tactieken biedt handvatten om andere paden in te slaan dan je gewend bent.
- Dat de reflectie op wat de professionele normen zijn voor het vak binnen andere sectoren beter georganiseerd is dan binnen de ambtenarij.
- Wil graag het spel in mijn organisatie gaan uitproberen. Het mogelijk onderdeel van een training maken. Mooie aanvulling op bekende instrumenten.
- Ik ga mijn huidige praktijk plotten op de plaat, om te zien wat we al wel en nog niet doen.
- Vooruitstruikelen: je kunt een transitie pas begrijpen door iets te gaan dóen (niet door erover te blijven denken).
- Vraagstukken van verschillende kanten bekijken loont. Belangrijk om dat mét elkaar te (blijven) doen, ook met collega’s die een heel ander perspectief hebben.
Wil je meer weten?
- Publicatie Bouwen aan ambtelijke ruimte (2023) aan de hand van casus warmtetransitie bij gemeenten.
- Publicatie Stoppen om transities te versnellen (2024) aan de hand van casus gemeente Amsterdam.
- Meer publicaties vind je op de website van DRIFT, net als informatie over hun opleidingen, advies- en onderzoeksprojecten.
- Wil je het kaartspel met de 28 tactieken ontvangen, om te gebruiken voor intervisie, reflectie en dialoog binnen jouw team, organisatie, transitie of opgave? Neem contact op met Gijs Diercks en vraag er om.