Opgavebeweging van start
Dé Opgavebeweging is officieel van start gegaan op een druilerige ochtend eind september, maar de sfeer binnen was vol energie en enthousiasme. Collega’s van gemeenten, provincies, uitvoeringsorganisaties en ministeries waren uitgenodigd door Annemarie de Bont & Jens Bosman (gemeente Den Haag), Daniel van Middelkoop & Peter van Dijk (Hogeschool van Amsterdam), Maartje Duineveld & Nancy Reedijk (gemeente Rotterdam) en Joyce Otten & Marianne de Jonge (Grenzeloos Samenwerken) voor de aftrap van dé opgavebeweging.
De gemeenten Den Haag en Rotterdam, de Hogeschool van Amsterdam en het programma Grenzeloos Samenwerken namen die ochtend de deelnemers mee in hun eigen praktijkervaringen.
Opgavegericht werken & de veranderende overheid
Maartje Duineveld startte met het begrip opgave dat vele invullingen kent. Bij de opgave draait het altijd om samen leren en continu verbeteren door de veranderde rol van de overheid. Opgavegericht werken draagt bij aan de transitie van de rol van de overheid. Transitie, lichtte Maartje toe, is een schoksgewijze, fundamentele verandering van de structuren (wetten, regels, systemen en beleid), culturen (waarden, overtuigingen en normen) en werkwijzen (houding, routines en gedrag) binnen een maatschappelijk systeem (regio, sector, stad) op de lange termijn (20-50 jaar). Daarmee kent een transitie een hoge mate van complexiteit en onzekerheid. (Zie ook: NSOB-kwadrant uit het DOEboek voor meer informatie.)
De ervaring leert dat opgavegericht werken een lange weg, soms een ontdekkingsreis, is met anders denken, doen & organiseren en veel beter aansluiten bij de behoeften van de samenleving. Het vraagt om een overheid die niet dingen ‘doet’, maar die voortdurend leert en zich aanpast. Dat is de responsieve overheid die van buiten naar binnen werkt aan het behalen van resultaten voor de actieve samenleving en die zich verhoudt tot wat anderen doen. Deze nieuwe werkwijze is geen sprint, maar is een lange weg die uiteindelijk leidt tot het maken van een blijvende, positieve impact op de samenleving.
De praktijk van Opgavecoaching op Bonaire
Op Bonaire wordt binnen het programma Werken aan Welvaart en Welzijn op Bonaire gewerkt met opgavecoaches. Terrence Jansen (Openbaar lichaam Bonaire) en Joyce Otten (opgavecoach vanuit programma Grenzeloos Samenwerken) deelden hun ervaringen. De opgavecoach helpt als ‘vriend van de opgave’ het proces en het team. In het voorbeeld van Terrence en Joyce was het belangrijk om terug te gaan naar de basis. De helpende vragen daarbij waren: Wat is de kern van de opgave? Hoe krijg je de juiste partners aan tafel en is de juiste vertegenwoordiging daarmee aanwezig? Op welke manier zijn de betrokkenen verbonden met de opgave? Hoe verenigen we de verschillende belangen en zorgen we dat iedereen gehoord wordt?
De opgavecoach speelt ook een rol in het bevorderen van effectieve samenwerking binnen het opgaveteam en het gezamenlijk bouwen aan oplossingen. Essentiële vragen die daarbij naar voren komen zijn: Hoe zorgen we ervoor dat we als opgaveteam optimaal aansluiten, belangen bundelen, informatie delen en onze partners actief betrekken?
Hoe werkt organisatiecoaching in de praktijk van de Hogeschool van Amsterdam?
Ook het onderwijs is in verandering. Peter van Dijk en Daniel van Middelkoop lieten zien hoe ze als organisatiecoach in 6 tot 12 maanden complexe verandertrajecten bij de Hogeschool van Amsterdam begeleiden. Hun rol? Teams van docenten en bestuurders begeleiden bij grootschalige veranderingen die voortkomen uit veranderingen in de opgave(n) van het hoger beroepsonderwijs. Het feit dat ze als organisatiecoach zelf onderdeel van de verandering zijn maakt het soms ook ingewikkeld. Het is belangrijk dat iedereen weet dat de organisatiecoaches niet de rol van eigenaar of ‘oplosser’ hebben en er niet zijn om pleisters te plakken.
Wat de organisatiecoaches wel doen is het vervullen van de rol van aanjager, van het laten beschouwen en het voorhouden een spiegel. Ze helpen teams en leidinggevenden om zicht te krijgen op wat werkt om succesvol te veranderen en om collectief te leren. De vraag waar de organisatiecoaches voortdurend op reflecteren is: Hoe kunnen wij zelf als team het beste omgaan met de veranderingen die het onderwijs vraagt?
Daniel en Peter werken onderzoekend door het combineren van begeleiding, onderzoek en onderlinge intervisie binnen een Community of practice. Met een Community of practice is het leerrendement groter omdat de community niet meteen heel groot is, de onderlinge herkenbaarheid wel groot is en de gedeelde ervaringen en inzichten elkaar versterken.
Na de praktijkvoorbeelden was het tijd voor een drietal instrumenten die kunnen ondersteunen bij het werken aan opgaven.
In de scan zijn een zestal aspecten gedefinieerd die invloed hebben op de ‘opgavevriendelijkheid’ van een organisatie: cultuur, strategie & doelen, structuur, management- & bestuursstijl, systemen en personeel. Met de scan scoort je ieder aspect op zes stellingen met een driepuntschaal. Een aantal van de in totaal 36 stellingen zijn: In onze organisatie:
- redeneren we vanuit wat de opgave nodig heeft & dat is leidend in ons werk, niet de interne structuur of manier van werken (cultuur),
- is impact en maatschappelijke betrokkenheid het belangrijkste uitgangspunt in onze strategie en doelen (strategie & doelen)
- werken we multidisciplinair samen met interne en externe partners aan opgaven, ongeacht de plek in de organisatie of precieze functieomschrijving (structuur)
- vindt het management en bestuur het werken aan opgaven net zo belangrijk als regulier werk en daarom wordt er voor medewerkers voldoende tijd en ruimte gemaakt om aan opgaven te werken (management- en bestuursstijl)
- zijn systemen flexibel ingericht en makkelijk aanpasbaar voor het doel van de opgave (systemen)
- worden medewerkers zoveel mogelijk ingezet op opgaven die passen bij hun talenten en motivatie (personeel).
De scan
De totaalscore op alle 36 stellingen leidt tot inzichten over hoe opgavevriendelijk een organisatie of samenwerkingsverband is. Na haar toelichting op het instrument ging Maartje in gesprek met de deelnemers. Samen verkenden ze wat in hun organisaties het opgavegericht werken stimuleert en welke factoren juist belemmerend werken. Daarnaast deelden ze de lessen die al geleerd zijn bij het werken aan opgaven en bij de overgang naar een opgavevriendelijke organisatie. De verschillen/overeenkomsten werden gedeeld en tips werden uitgewisseld.
Omdat de scan nog in ontwikkeling is, leverde deze gedachtewisseling Maartje ook input voor de verdere ontwikkeling van de scan. Als jij feedback hebt over de scan is deze van harte welkom. Hier vind je de scan van de opgavevriendelijke beweging.
Opgavegericht werken in beeld: visualisaties
Een beeld zegt soms meer dan 1000 woorden en dat geldt ook bij het werken aan opgaven. Mireille Groet (Programma Grenzeloos Samenwerken) liet zien hoe beelden kunnen helpen om complexe opgaven makkelijker te begrijpen. Visualisaties kunnen helpen om de betrokkenen en hun belangen letterlijk in kaart te brengen: een tekening maken van alle betrokkenen bij de opgave laat zien of er iemand ontbreekt en waar mogelijke spanningen zitten. Samen een beeld creëren van de opgave kan het ook makkelijker maken om te zien waar belangen botsen en hoe die te verenigen zijn. Mireille ervaart regelmatig dat beelden mensen samenbrengen en helpen een gesprek op gang te brengen.
Proeftuinen voor teams: samen groeien in opgavegericht werken
Daniel van Middelkoop presenteerde de aanpak Proeftuinen Professionele teams, ontwikkeld door The Work Lab van de Hogeschool van Amsterdam. Deze methodiek ondersteunt teams bij het beter begrijpen van hun opgaven en het zetten van concrete stappen richting het behalen van hun doelen. Samen met de deelnemers verkende Daniel hoe deze aanpak binnen hun organisaties ingezet kan worden en welke elementen essentieel zijn voor succesvolle teamontwikkeling.
Het startpunt in de aanpak is de vraag: wat is een team? Een team is niet zomaar een groep mensen, maar een groep mensen met een duidelijk gezamenlijk doel en een gezamenlijke verantwoordelijkheid en onderlinge afhankelijkheid om dat doel te bereiken. Idealiter is een team niet te groot, het bestaat uit maximaal 15 deelnemers, zodat iedereen actief kan bijdragen.
Met de aanpak Proeftuinen Professionele teams doorloopt een team verschillende fases. Teams scherpen hun opgave met elkaar aan en reflecteren op waar ze staan als team. Samen voeren ze een aantal acties of interventies uit om die opgave (nog) beter te realiseren. Tot slot reflecteren de teamleden op hun successen en leerpunten. Het is een dynamisch proces waarin teams niet alleen groeien in hun prestaties, maar vooral in de manier waarop ze samenwerken.
De fase waarin ongemak naar voren komt is vaak de fase van de interventies. In die momenten is begeleiding van groot belang, omdat het teams helpt door die moeilijke fase heen te komen. Wat in de praktijk vaak cruciaal blijkt, is het doorbreken van vastgeroeste patronen. Daniel’s ervaring laat zien dat teamvolwassenheid en sociale veiligheid belangrijke voorwaarden zijn om dit succesvol te doen. Daarnaast is het van belang om aan het begin van de samenwerking meteen duidelijke afspraken te maken. Helder moet zijn dat de begeleiding van de organisatiecoaches zich niet richt op het ‘plakken van pleisters’, maar op het definiëren van wat voor het team goed werk betekent en een goed team is – het team is zelf in de lead en werkt zelf aan verbeteringen.
De vragen die bij het maken van deze afspraken door de organisatiecoaches zelf worden gesteld zijn: wat is onze meetlat? Wat zijn de voorwaarden voor deelname (denk aan facilitering van de teamleden)? en hoe delen we onze resultaten? Als dergelijke afspraken niet aan het begin gemaakt kunnen worden, adviseert Daniel om de opdracht terug te geven. Zoals het een lector van een Hogeschool betaamt, deelde Daniel een van zijn bronnen die hij zelf een mooi overzicht vindt bieden van wat zorgt voor ‘goede teams’: het boek van Karin Derksen, Goed teamwerk.
Deze dynamische en inspirerende ochtend eindigde met concrete plannen voor het vervolg: een bijeenkomst op 3 december aanstaande. Samenwerken aan opgaven, samen leren en elkaar versterken: dat is waar het om draait!
Ben je nieuwsgiering naar de Opgavebeweging of heb je aanvullende vragen? Mail dan naar grenzeloossamenwerken@rijksoverheid.nl.