Opgavegericht Werken in de praktijk: gewoon dóen!
Inmiddels is veel gedacht en gesproken over opgavegericht werken. De praktijk is echter minder aan bod gekomen. Hoe breng je een opgave in beweging, vanaf de start of wanneer men vastgelopen is? Hoe krijgt resultaatgericht samenwerken aan opgaven eigenlijk vorm? En wat kunnen we hierover leren van de ervaringen die inmiddels zijn opgedaan?
Leren door te dóen
Tijdens deze themabijeenkomst van de Kenniskring Opgavegericht Werken Rijk op 12 september gaven Bram Eigenhuis en Nienke van de Hoef van Changekitchen een inkijkje in een aantal opgaven uit hun praktijk. De casussen varieerden van lokaal en regionaal tot nationaal niveau. Ze daagden de ongeveer 25 deelnemers uit op zoek te gaan naar de terugkerende, werkende mechanismen in hun verhaal. Dit zijn de ‘knoppen’ waar je aan kunt draaien.
Hun boodschap: de beste oplossingen ontwerp je niet van achter je bureau, die ontdek je in de praktijk. En dus is het advies: ga zo snel mogelijk opgavegericht dóen! De complexe, maatschappelijke opgaven van deze tijd ontwikkelen zich niet lineair. Je kunt niet alles vooraf uitdenken, daarvoor zijn te veel factoren voortdurend in beweging. En de ideale randvoorwaarden kun je wel wensen, maar bereik je zelden. Dus moet je werken met wat en met wie er is.
Bram en Nienke illustreerden dit met drie verhalen van opgaven die zij hebben ondersteund en waar ze nog steeds bij betrokken zijn.
1 - Wonen en Zorgen voor Morgen
De opgave
De eerste, lokale opgave speelt in een gemeente. Doel van deze opgave is zorgen dat mensen langer zelfstandig thuis kunnen blijven wonen. Dit heeft positieve gevolgen, zowel op het welzijn van de kwetsbare inwonersgroepen als op het verlagen van de druk op de geïnstitutionaliseerde zorg.
Situatie
Toen Bram erbij betrokken werd, liep de opgave al twee jaar. Er was een programmamanager die veel had geprobeerd maar niet verder kwam. Het programma stond los van de reguliere lijnorganisatie en kreeg daar geen voet aan de grond. Het bleek dat de inhoud van de opgave raakte aan de portefeuille van 6 wethouders, 3 directeuren, 13 afdelingen en 25 teams! Dit werkte verlammend.
Interventies
Om deze casus weer in beweging te krijgen, moest iets gebeuren aan de manier waarop de opgave georganiseerd was. De gekozen interventie was om uit het hele veld van betrokkenen binnen de gemeente een multidisciplinair, toegewijd opgaveteam te vormen.
Er werd nóg een wijziging doorgevoerd. Het opgaveteam ging werken in korte cycli van twee weken (scrum), met de opdracht om in elke cyclus iets op te leveren dat waardevol is voor betrokkenen, zoals collega’s en bestuurders, maar ook partnerorganisaties en de doelgroep.
De samenwerking met de verantwoordelijke wethouder groeide door deze manier van werken. Doordat het team transparant maakte wat er van de werkvoorraad was opgeleverd en wat de volgende prioriteiten waren, en dilemma’s voorlegde, werd de bestuurder in haar rol gezet.
Reflectie
De keuzes die werden gemaakt, waren vanuit theoretisch oogpunt niet ideaal. Het opgaveteam bestond in eerste instantie uit 13 personen. Dit bleek een te groot gezelschap, later is de omvang gekrompen naar de helft.
Bovendien werden in het opgaveteam twee opgavetrekkers aangesteld: één voor het managen van de externe relaties en één voor het managen van de interne organisatie. Het lijkt logischer om beide taken bij één opgavetrekker te beleggen, maar in deze casus bleek de splitsing goed te werken. Zo is elke opgave en de bijbehorende organiseerwijze steeds weer maatwerk.
2- Versnellingsaanpak Jeugd Flevoland
De opgave
De tweede, regionale opgave speelt in de regio Flevoland. Doel van deze opgave is om uithuisplaatsingen van jongeren te voorkomen of om de periode te verkorten. Een uithuisplaatsing brengt namelijk vaak meer schade toe aan ouders en kinderen dan wanneer zij thuis kunnen blijven en daar begeleiding kunnen krijgen. Ook al is de thuissituatie gemankeerd.
Situatie
In deze casus was het de regiodirecteur die om hulp vroeg. Er zijn veel organisaties die zich bezighouden met het welzijn of de uitval van jeugd in het gezin, denk aan de gemeente, zorgverleners, kinderbescherming, politie. Deze hebben allemaal het belang van het kind voor ogen, maar werken in de praktijk langs elkaar heen of elkaar zelfs tegen. Het is een complex netwerk.
Interventies
Om hier versnelling in te krijgen is ingezet op twee lijnen. De ene lijn gaat over inzoomen op de samenwerking tussen alle betrokkenen op het kind en het gezin. Er is een ‘versnellingsteam’ gevormd met vertegenwoordigers vanuit de organisaties die elkaar veel tegenkomen bij problematiek van jeugd in het gezin. Voor kinderen waarbij een uithuisplaatsing dreigt, bedenkt dit team concrete oplossingen. Daarnaast is een specialistisch ambulant team opgezet dat direct inzetbaar is in gezinnen en de ruimte krijgt om te doen wat nodig is. Ook is geïnvesteerd in de community van professionals in het veld. Zo leidde de versnellingsaanpak tot een beweging in het zorglandschap.
De andere lijn gaat het om uitzoomen op systeemniveau: hoe kunnen we het systeem veranderen vanuit de lessen van de praktijk? De rol van Nienke zit vooral aan deze kant van de versnellingsaanpak: in het stimuleren en begeleiden van het bestuurlijke proces en het creëren van de benodigde randvoorwaarden. Zodat door de professionals in de praktijk effectief aan de opgave kan worden gewerkt.
Als belangrijke randvoorwaarde kan worden genoemd dat voor de versnellingsaanpak een beroep kan worden gedaan op een behoorlijk ongeoormerkt budget. Een business case hiervoor is eenvoudig te maken. Met een uithuisplaatsing zijn heel veel organisaties, mensen en dienstverlening gemoeid. Zorg in het gezin is al snel de helft goedkoper dan een kind dat een jaar in een instelling moet verblijven.
Reflectie
Nienke is blij dat er geen stuurgroep is gevormd. Wel is er een bestuurlijke ‘enabling crew’ bestaande uit twee wethouders en twee bestuurder van betrokken organisaties. Een andere benaming verandert het gedrag direct: zij sturen niet op regels en procedures maar maken mogelijk! De bestuurders functioneren als boegbeeld en gaan op missie naar andere organisaties wanneer zich problemen voordoen die alleen op bestuurlijk niveau kunnen worden opgelost. Op deze manier is er een escalatiemodel dat geworteld is in de regio zelf.
3- Nationaal Actieplan Dakloosheid: Eerst een Thuis
De opgave
De derde opgave betreft de aanpak van dakloosheid in Nederland. In 2022 is het Nationaal Actieplan Dakloosheid opgesteld. Doel van dit actieplan is dat iedereen in Nederland in 2030 een dak boven het hoofd heeft.
Situatie
Het ministerie van VWS wilde samen met het brede veld van betrokken organisaties in Nederland het nationaal actieplan realiseren. Hier waren maar een paar maanden voor beschikbaar.
Interventies
Ook bij deze opgave is gestart met het samenstellen van een teamverband. Een diverse groep organisaties, die ‘het veld’ in Nederland goed vertegenwoordigde, werd omgedoopt tot Coalitie Dakloosheid. In deze coalitie participeren drie ministeries samen met onder meer gemeenten, regionale samenwerkingsverbanden, zorg- en welzijnsorganisaties, woningcorporaties en natuurlijk ervaringsdeskundigen: burgers die dakloos zijn (geweest).
Eerst zijn vier large scale bijeenkomsten georganiseerd met in totaal meer dan 200 vertegenwoordigers vanuit de diverse organisaties om informatie te verzamelen, bediscussiëren, van betekenis te voorzien. De bijeenkomsten startten met een verhaal van een ervaringsdeskundige. Daardoor voelde iedere aanwezige meteen wat er mis is met het huidige beleid in Nederland.
Daarna zijn in twee keer drie dagen pressurecooker sessies georganiseerd waarin het actieplan is geschreven. Daar schreef een divers gezelschap aan mee, ook ervaringsdeskundigen. Elke dag ontwikkelde het actieplan zich verder en kwam er een nieuw stukje of een volgende versie. En elke dag werd feedback opgehaald van partijen uit het veld. Ook de staatssecretaris van VWS was nauw betrokken bij de afwegingen en keuzes tijdens dit reviewproces.
Reflectie
Het proces dat in deze casus gevolgd is, is niet zo zeer te typeren als opgavegericht werken. Maar voor de waarden onderliggend aan het proces geldt dat wél: de opgave centraal zetten, werken met de wijsheid van de menigte, doen wat nodig is. Het ontwikkelen van de aanpak samen met het veld was een interventie op zich, die al meteen werking had.
Aangrijpingspunten voor versnelling
Wat Bram en Nienke met de verhalen over deze casussen wilden illustreren is dat er drie aangrijpingspunten zijn om een opgave verder te brengen: opgavegericht denken (volgens de waarden die passen bij opgavegericht werken), opgavegericht werken (kortcyclisch werken, doen wat nodig is, voortdurend reflecteren en leren, verbinding creëren met ‘de buitenwereld’) en opgavegericht organiseren (disciplines bij elkaar organiseren, vertrouwen geven, mandaat laag in de organisatie of teams leggen).
Werkende mechanismen
Na deze presentatie gingen de deelnemers in drietallen uiteen om te bespreken welke werkende mechanismen zij hadden gehoord in het verhaal over de drie casussen, en wat het oplevert als ze met deze bril kijken naar hun eigen praktijk.
Samengevat zijn dit de lessen die de deelnemers hebben geleerd over wat goed werkt in het opgavegericht samenwerken aan complexe opgaven:
- Begin zo snel mogelijk met dóen! Stop met plannen maken. Streef niet naar perfecte oplossingen. Wacht niet tot je alle informatie hebt. Werk met wat er is. Maar doe het conform de principes van opgavegericht werken.
- Begin bij de teams en niet bij de opgaven. Mensen die iets willen en kunnen maken het verschil. Geef hun vertrouwen, ruimte en steun.
- Organiseer verbinding tussen alle betrokken partijen. Bouw aan sterke relaties waarin ieder kan bijdragen. Opgavegericht werken doe je samen met anderen.
- Zet een beweging in gang richting het doel van de opgave. Dat is belangrijker dan het produceren van resultaten.
- Focus op het leveren van toegevoegde waarde. Ga voor kleine, snelle, concrete oplossingen (prototypes). Doe het steeds een beetje beter. Een opgave realiseer je niet in één keer.
- Werk aan vertrouwen door actief lastige gesprekken aan te gaan. Er zit veel waarde in het samen doorleven en oplossen van de uitdagingen die je tegenkomt.
- Laat de mensen die werken aan een opgave leren van wat goed of juist fout ging. Zorg dat de geleerde lessen weer terugvloeien naar het systeem.
- Ga niet polderen. Je kunt niet iedereen tevredenstellen. Blijf geïnteresseerd in elkaars perspectieven en maak expliciet waarom ergens (niet) voor is gekozen.
- Zorg voor een escalatiemodel, een vangnet op strategisch niveau. Een partij en een plek waar je zaken neer kunt leggen waar je tegenaan loopt in de praktijk. Zodat je weer verder kunt.
- Wees niet bang om op de relatie vertragen. Dat maakt het mogelijk om op de inhoud te versnellen!
Meer informatie
Hier vind je meer informatie over de in de bijeenkomst behandelde casussen:
- Casus lokaal - Blog Taskforce Wonen en Zorg
- Casus regionaal - Website Versnellingsaanpak Jeugd Flevoland
- Casus nationaal - Website Eerst een thuis
Laat je inspireren door diverse blogs over opgavegericht werken binnen de Kennisbank Organize Agile.
Kijk hier voor de dienstverlening van Changekitchen op het gebied van opgavegericht werken.