Opgavengestuurd samenwerken aan meerdere opgaven tegelijk
Met verschillende partijen samenwerken op 1 opgave is vaak al een hele uitdaging. Vooral als de opgave over organisatiegrenzen heengaat: hoe werkt dat dan met opdrachtgeverschap, sturing, bemensing, financiering, samenwerking?
En de werkelijkheid is nóg complexer: in een organisatie, keten of de samenleving wordt tegelijkertijd aan meerdere algemene opgaven gewerkt. Concrete initiatieven dragen bij aan meerdere doelen, medewerkers participeren in meerdere teams tegelijk, en samenwerkingsverbanden rond opgaven wisselen in de loop der tijd ook nogal eens qua samenstelling.
Hoe bestuur je zo’n ‘opgavenetwerk’, en borg je dat door alle betrokken spelers daadwerkelijk wordt bijgedragen aan het realiseren van de opgaven? Op 5 juli en 30 augustus j.l. organiseerde de Kenniskring Opgavegericht Werken Rijk een themabijeenkomst over deze vragen, met externe consultant Igno Pröpper als spreker. Zo'n 40 deelnemers uit verschillende overheidsorganisaties waren erbij.
Nieuwe taal en zienswijze
Igno Pröpper ondersteunt overheden en bedrijven al sinds 2012 op het gebied van opgaven gestuurd werken en heeft onlangs zijn kennis en ervaring vastgelegd in een 3-delig handboek. In het eerste deel van de themabijeenkomst nam hij de tijd om deelnemers mee te nemen in de taal en zienswijze die hij in de afgelopen jaren in zijn praktijk heeft opgebouwd.
Zo gebruikt hij bewust de term ‘opgavengestuurd’ in plaats van ‘opgavegericht’. Hij vindt gerichtheid van alle betrokkenen op de opgave een goede startpositie. Maar gerichtheid alléén is niet voldoende om in actie te komen. Daarnaast is het de ópgave die leidend is, en sturend voor alle activiteiten. Niet de opdrachtgever, de opgavemanager of de doelgroep of het gebied waar we effecten willen bereiken. In die zin gaan beide termen uit van een verschillend perspectief.
Doel, bedoeling of opgave?
Ook hecht Igno eraan dat een zuiver onderscheid wordt gemaakt tussen een ‘doel’ of ‘bedoeling’ en een ‘opgave’. Het gezamenlijke en maatschappelijke doel dat we willen realiseren, beschrijft de gewenste situatie. Maar in zichzelf zet een doel niet aan tot actie. Pas wanneer de huidige situatie op basis van feiten en cijfers tegenover de gewenste situatie wordt gezet, en er een verschil zichtbaar wordt, wordt de opgave duidelijk. Dan weten we immers wat de te overbruggen afstand is, welke moeite dit gaat kosten en welke middelen en randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. Bovendien is het bij opgavengestuurd werken essentieel dat alle betrokkenen bereid zijn om te doen wat nodig is om de opgave te realiseren. Voorbij hun eigen belangen en organisaties. Anders gebeurt er nog steeds onvoldoende.
Componenten van een opgave
Sturing op opgaven
Igno maakt onderscheid tussen algemene (beleids)opgaven om de aandacht te richten, concrete initiatieven in een gebied of voor een doelgroep om aan die opgaven te werken, en faciliteiten die het mogelijk of makkelijker te maken om de opgaven te realiseren. Daarmee geeft hij een handvat om de verschillende activiteiten ten behoeve van opgaven die in overheidsorganisaties worden ondernomen bij beleid, uitvoering en bedrijfsvoering een plek te geven.
Bij het opgavengestuurd samenwerken aan één opgave bundelen partijen hun inspanningen om de opgave te realiseren. De opgave staat centraal en betrokkenen bekijken het gebied of de doelgroep holistisch. Dat is iets anders dan de afstandelijke ‘puntsturing’ die we vaak zien bij de overheid: dat partijen los van elkaar en van buitenaf hun bijdrage leveren en zich daarbij richten op specifieke fragmenten van het gebied of de doelgroep. Zonder zich bewust te zijn van of te verbinden met andere partijen of initiatieven die betrekking hebben op dezelfde opgave.
Elementaire doelen voor mens en samenleving
Geïnspireerd door de sustainable development goals (SDG’s) heeft Igno 15 elementaire doelen voor mens en samenleving gedefinieerd. Voor het sturen op meerdere opgaven tegelijkertijd stellen betrokkenen een ‘gezamenlijke richtingwijzer’ op met de algemene beleidsopgaven waar zij zich op richten. Per concrete of faciliterende opgave kan worden aangegeven aan welke algemene opgaven (uiteindelijk) wordt bijgedragen. Door alle doelen en activiteiten en dwarsverbanden langs deze 3-slag in kaart te brengen, wordt het zogenoemde ‘opgavenetwerk’ zichtbaar, waarlangs alle betrokkenen in samenhang en samenwerking de opgaven realiseren. Het sturen op zo’n opgavenetwerk noemt Igno ‘programmeren’.
Zo’n opgavenetwerk ziet er duidelijk anders uit dan het bekende doelen-inspanningen-netwerk (DIN), dat doorgaans de hiërarchie en kokers van de betrokken organisaties volgt. In een opgavenetwerk kunnen alle relaties worden getekend tussen initiatieven en de diverse opgaven waaraan die bijdragen. Doordat 1 concrete opgave bijdraagt aan meerdere algemene opgaven en 1 algemene opgave gerealiseerd wordt via meerdere concrete opgaven, ontstaat een (horizontaal) netwerk van partijen en activiteiten, en wordt de bestaande hiërarchie losgelaten.
Het kantelen of omkeren van de hiërarchie speelt bij Igno ook nog op een andere manier. Hij maakt liever geen onderscheid tussen beleid en uitvoering of tussen top en werkvloer. Volgens Igno zijn de frontwerkers, dat wil zeggen degenen die met de andere betrokkenen van het gebied of de doelgroep in de dagelijkse praktijk aan opgaven werken, cruciaal voor het realiseren van de opgaven. Zij zouden als zodanig erkend, gepositioneerd en gefaciliteerd moeten worden door management en bedrijfsvoering.
Aan de slag!
Theorie gaat pas leven als je ermee leert werken in de praktijk. In het tweede deel van de bijeenkomst gingen de deelnemers daarom in subgroepen aan de slag met 2 tools die Igno had aangereikt in de sheets.
Bouwschema
Voor het samenwerken aan 1 opgave kan gebruik worden gemaakt van het zogenoemde bouwschema. De subgroep die daarmee aan de slag ging, bracht aan de hand daarvan de eigen opgave van een van de deelnemers in kaart, en ging vervolgens op zoek naar de lopende initiatieven die daarbij een kans vormen, en wind in de zeilen geven, of die juist een barrière vormen. Deelnemers vonden het waardevol om onderscheid te maken tussen het doel of de gewenste situatie en de opgave. En om naar concrete kansen op onderlinge samenwerking en versterking te zoeken.
Opgavenetwerk
Voor het samenwerken aan meerdere opgaven tegelijk is het behulpzaam om het opgavenetwerk in kaart te brengen. De subgroepen die daarmee gingen oefenen, inventariseerden alle lopende activiteiten van alle betrokkenen rond een van de bij de start van de bijeenkomst gepitchte opgaven. Wat wordt er gedaan of georganiseerd rond die opgave en hoe kan dit worden getypeerd: als een algemene, concrete of faciliterende opgave? Daarna werden de actoren rond de opgaven erbij gezet: wie zijn waar actief? De laatste stap ging over het samenspel: wie is met wie op welke manier verbonden rond de opgave? En wie kan vanaf zijn positie welke interventie doen binnen het opgavenetwerk, waardoor samen meer impact wordt gerealiseerd?
Deze oefening leverde inzichten op ten aanzien van de impliciete hiërarchie van waaruit de (rijks)overheid geneigd is naar het veld van betrokken partijen te kijken. Een belangrijke les was dat het vaak beter en handiger is om met een al lopend initiatief te verbinden, en de verschillende partijen in het opgavenetwerk de ruimte te geven om op hun eigen manier bij te dragen aan de opgaven, dan om vanuit de overheid allerlei nieuwe initiatieven te starten waarbij ze zichzelf centraal zet.
Prikkelende oogst
Een paar reacties:
- Andere taal om opgaven te ontrafelen en met elkaar in gesprek te gaan
- Handige methodiek voor ordening en communicatie
- Verschil tussen een algemene, concrete en faciliterende opgave
- Wat blijft hangen is het aanbrengen van het ‘sociaal weefsel’ in een opgavenetwerk
- Interessant voorbeeld van de bedrijventerrein casus
- Goed om bij beleid naast het maken ook het realiseren ervan mee te nemen
- Interessant om te horen over de rol van ‘opgaveformateur’
- Waar draagt dit aan bij in plaats van waar valt dit onder?
- De motiverende kracht van een concrete opgave
- Een bevestiging van de weg die ik ben ingeslagen met mijn opgave
Meer informatie
- Benieuwd naar de presentatie van Igno Pröpper? Je downloadt ‘m hier
- Inkijkexemplaar Handboek Opgaven Gestuurd Werken
- Tool maak je eigen co-creatie cirkel
- Artikel ‘Met opgavengestuurd werken de complexiteit te lijf’ juli/aug 2023
- Essay ‘Terug naar de bedoeling van de Omgevingswet’ april 2024
- Website Opgavengestuurd Werken van Partners & Pröpper