Opgavegerichte beleidsontwikkeling

Nieuwsbericht | 22-05-2024 | 09:43

Pijler 1 Omgevingsgericht en interactief werken

In de praktijk gaan we al snel aan de slag met het bedenken van oplossingen (jumping to solutions), terwijl beleidsanalyse cruciaal is. Een goed beeld krijgen van de dieperliggende oorzaken van een vraagstuk is nodig om interventies te kunnen bepalen die daadwerkelijk en duurzaam effect hebben. Die problematiek in kaart brengen vinden we vaak lastig. Ruth benadrukt dat het nodig is om die probleem- en oorzakenanalyse vooral samen met de omgeving te doen, want al die spelers brengen verschillende kennis, ervaringen en perspectieven in om het vraagstuk  te kunnen doorgronden. En ook de volgende stappen zet je bij voorkeur samen met de omgeving.

Pijler 2 Beleidsanalytische principes, de beleidstheorie en het Beleidskompas

Hier gaat het om het stapsgewijs bouwen van een ‘logische redeneerlijn’, een beleidstheorie met een navolgbare en uitlegbare  samenhang tussen probleem- en oorzakenanalyse, interventiemogelijkheden, doelen en resultaten, en acties. Waar en hoe kun je interveniëren? Bij complexere vraagstukken is bijna altijd een samenstel van interventies nodig. Benut hierbij de hoofdvragen van het rijksbrede Beleidskompas, sinds dit jaar de verplichte werkwijze om beleid te maken. De aanpak vraagt een omslag van inhouds- naar processturing: je regisseert een interactief proces waar goede inhoud uit voort  komt, en met gedeelde beelden, draagvlak en eigenaarschap over het probleem, de oplossingen en de doelen. Dat is een omkering van het gebruikelijke proces, waarbij vaak een vooraf (politiek) gekozen oplossing leidend is.

In de zaal zit een gemêleerd publiek, onder wie beleids- en uitvoeringscollega’s en procesregisseurs. Ze onderschrijven het belang dat collega’s van de uitvoering op tijd betrokken moeten worden bij de beleidsontwikkeling, zodat de uitvoeringstoets niet als een verrassing komt.

“Betrek de BUIK erbij: Beleid, Uitvoering, Inspectie, Kennis.”

Pijler 3 Procesregie, projectmatig en programmatisch werken

Deze pijler gaat over het goed organiseren en helderheid krijgen in je proces. Een proces met de omgeving moet je immers goed organiseren en dat vraagt kennis en vaardigheden in projectmatige werkwijzen. Bouwstenen zijn onder meer het maken van een plan van aanpak voor het opgavegerichte proces, het helder krijgen van rollen en verwachtingen, het inrichten van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, het bouwen van het procesteam, en plannen. Planmatig werken kan lastig zijn voor de beleidsmensen. Procesvaardigheden zitten niet altijd in hun basispakket omdat hun focus vaak bij de inhoud ligt.

De aanpak geeft mensen taal en praktische handvatten voor het vormgeven van opgavegerichte trajecten langs deze drie pijlers, zodat ze anderen, waaronder opdrachtgevers, comfort kunnen geven. Terwijl de kenniskringdeelnemers nu via een ‘speeddate’ in 2 uur tijd een indruk krijgen van de totale aanpak, volgen JenV-ers hierin een training verdeeld over 5 dagdelen. PPAC draagt de aanpak binnen JenV uit via deze trainingen en via haar opdrachten.

Omdat het belangrijk is dat ook opdrachtgevers van dit soort trajecten de aanpak kennen, wordt nu ook een verkorte training van een dag voor hen ontwikkeld.

“Mensen zitten in zo’n training en zeggen dan: Wat ben ik blij dat ik na 1,5 jaar eindelijk hoor hoe ik beleid moet maken.”

Volgordelijkheid van stappen relevant

Het proces kent een bepaalde volgordelijkheid van stappen die relevant is. Deze volgordelijkheid geeft spelers houvast in een proces dat vooral een gezamenlijke zoektocht is. Om voortgang te boeken en spelers aangehaakt te houden, en uit beleidsanalytisch oogpunt, is het zinvol zoveel mogelijk vast te houden aan die volgorde. In de praktijk ga je ook in zo’n volgordelijke aanpak om met loops, doordat nieuwe informatie ter beschikking komt of doordat je vorige stappen wilt verrijken met de bereikte resultaten of met elkaar op vorige stappen reflecteert.

“Lever tussenproducten, zodat je omgeving mee kan groeien en resultaat ziet.”

Je start met het formuleren van een probleemvermoeden. Daarna doe je een omgevingsinventarisatie, die de basis is om aan uiteenlopende partijen te vragen naar hun perceptie van het vraagstuk. Via een zogenaamde bloemlezing kun je zo een eerste rijk beeld van het vraagstuk op tafel krijgen. Bovendien kun je met deze input vanuit de omgeving (en met feiten en cijfers) een probleem- en oorzakenanalyse maken. Hoe minder perspectieven op het vraagstuk je op tafel brengt, hoe soberder de probleem- en oorzakenanalyse wordt, en hoe minder basis en onderbouwing je hebt voor het maken van de juiste keuzen.

Want na de probleem- en oorzakenanalyse zit in de aanpak een stap om tot een interventiestrategie te komen. Het gaat dan nog niet om concrete oplossingen, maar om te overwegen welke interventies kansrijk kunnen zijn om beweging te krijgen. Waar in de problematiek zitten hefbomen, in welke hoeken moeten we de interventies gaan zoeken? De probleem- en oorzakenanalyse geeft hiervoor aanknopingspunten, want hiermee krijg  je in beeld krijgt wat de hindernissen zijn om van de ongewenste situatie naar de gewenste situatie te komen.

“Kun je je vinden in het probleemvermoeden?”

Morrelen aan aannames en oprekken van perspectieven

In het proces ga je morrelen aan de aannames van mensen; je werkt aan het oprekken van vooringenomen beelden over problemen en oplossingen. Klopt het wel wat wij denken, verwachten? Het brein schakelt graag van een probleem meteen door naar een oplossing, dus vinden mensen het lastig om na te denken over oorzaken die mogelijk tot andersoortige interventies leiden. Stapsgewijs bouw je met elkaar in deze aanpak aan een breder beeld van het vraagstuk, waardoor je een ander gesprek kunt voeren over wat er nodig is. Dan wordt vaak ook duidelijk dat de oplossing niet bij één partij ligt, want om beweging te krijgen is vaak een mix nodig van acties door meerdere actoren die élk iets te doen hebben, en niet alleen actie van ’de ander’.

Deelnemers vragen zich af: ‘Hoe diep ga je in je analyse?’. Ruth vergelijkt het met een bezoek aan de dokter. Van de dokter verwacht je een goede diagnose, dus waarom niet van een beleidsmedewerker? Als je hoofdpijn hebt en de dokter schrijft je direct de oplossing voor (6 paracetamol per dag), ben je ook niet tevreden. Je wil weten of dit de juiste oplossing is bij het juist gediagnosticeerde probleem. Je wilt immers symptoombestrijding voorkomen. Dus waarom zouden we in beleid geen gedegen analyse doen?

Ruth laat beelden zien van spelers die bezig zijn met de gezamenlijke probleemanalyse. Naast inhoud gaat het daarbij om vertrouwen bouwen. Zorgen dat mensen zich serieus genomen voelen. Samen creëer je overzicht, waarbij je inzicht krijgt in thema’s die er in het vraagstuk te zien zijn of dat er een systemische component in zit. Dat is hartstikke leuk om te doen.

Opgavegericht werken: een wereld tussen no way en all the way

De themabijeenkomst wordt afgesloten met diverse inzichten en reacties, waaronder:

• “Opgavegericht werken is een pijnlijk proces.”
• “Deze aanpak is een mooie koppeling tussen Beleidskompas en opgavegericht werken.”
• “Spannend voor beleidsmakers!”
• “Dit wil ik breder delen met mijn collega’s!”
• “De oplossingsrichting pas kiezen nadat oorzaken van het probleem zijn onderzocht.”
• “Heb veel meegekregen op de #hoedan, zowel ten aanzien van omgevingsmanagement als het inrichten van het proces.”
• “Hoe zorgen we ervoor dat de Rijksoverheid dit op korte termijn kan toepassen?”
• “Hebben andere ministeries ook zo’n training, zoals jullie organiseren? Of kunnen we die bij jullie volgen?”

Deze themabijeenkomst als proeverij kan op de volgende wijze in 1 of 2 woorden worden samengevat volgens de deelnemers: enthousiasme, inspirerend, leerzaam, smaakt naar meer, verbindend, herkenbaar, veel overzicht, interessant, maar wel veel en snel in te weinig tijd.

Vanwege de grote belangstelling wordt deze themabijeenkomst over opgavegerichte beleidsontwikkeling herhaald op 24 mei 2024.

Doe ook mee!

De volgende themabijeenkomst gaat over leiderschap in ketens en netwerken. Bij de aanpak van maatschappelijke opgaven zijn vaak meerdere partijen of organisaties betrokken: hoe geef je met elkaar sturing aan deze samenwerking? Twee bijeenkomsten over dit thema vinden plaats op 7 en 14 juni 2024.

Wil je deelnemen? Neem dan contact op met Renate Beckers, die deze bijeenkomst vanuit de Kenniskring OGW Rijk organiseert.

Meer informatie

Benieuwd naar de presentatie van Ruth en Leslie? Download dan hun presentatie.

Hieronder vind je de links naar de verschillende handreikingen die de afdeling PPAC binnen het Beleidskompas heeft geborgd:

• Binnen het kopje ‘wie zijn de belanghebbenden en waarom’ staan bij de vraag ‘hoe kan ik deze vraag beantwoorden’ diverse links:

• Handreiking Omgevingsinventarisatie

• Handreiking Omgevingsconsultatie

• Handreiking Bloemlezing (de bloemlezing is het resultaat van de omgevingsconsultatie)
• Voorbeeld van een Bloemlezing: ‘Een beschikkingenfabriek – een bloemlezing van citaten over procedures tussen burger en overheid en het procedeergedrag van de overheid’

• Binnen het kopje ‘wat is het probleem’, bij de vraag ‘hoe kan ik deze vraag beantwoorden:

• Handreiking Probleem- en oorzakenanalyse

Wil je meer weten over het Projectmanagement Programmamanagement AdviesCentrum (PPAC) van Ruth, Leslie en hun collega’s van JenV? Bekijk dan deze brochure.