De blauwe kant van opgavegericht werken
Op 21 maart vond de 2e Kenniskringbijeenkomst Opgavegericht Werken van 2024 plaats. Oud JenV-collega Marit van der Toorn (interim beleidsadviseur opgave Europaplein) en 2 collega’s van de gemeente Heemskerk, Vera Eijsvogel (organisatieadviseur) en Lisette van ’t Veer (portfoliomanager), namen de deelnemers mee in de stappen die de gemeente zet. Enerzijds in de sturing op en prioritering van opgaven en organisatieprojecten en anderzijds in de concrete ervaringen rondom opgavegericht werken op het Europaplein.
1. Sturing op opgaven en organisatieprojecten
De gemeente Heemskerk telt bijna 40.000 inwoners, 4 wethouders, 1 burgemeester en 280 fte. Het organogram is ingericht rondom drie domeinen (fysiek, sociaal en bedrijfsvoering), waar 11 teams met teamleiders onder vallen. De domeinmanagers vormen samen met de gemeentesecretaris, de concerncontroller en de organisatieadviseur het Managementteam (MT). De gemeente heeft een flink aantal opgaven, ambities, projecten en activiteiten die de komende jaren opgepakt moeten worden en zet daarom in op ‘contracteren en prioriteren’.
De vraag ‘Waar willen we over gaan en waar willen we op sturen?’ is een politieke afweging. Prioriteiten stellen is zeggen: waar willen we politiek werk van maken en waarvan niet? Wat vinden we het belangrijkst? Waar mag en moet de gemeentelijke organisatie tijd en geld aan besteden en waaraan niet? Als er (te) veel ambities zijn, maar deze niet waargemaakt worden, tast dit de geloofwaardigheid van het bestuur aan. Aan de andere kant: als er te veel verwachtingen worden gestapeld en concrete resultaten uitblijven, leidt dit tot een chronisch gevoel van werkdruk en tast dit de slagkracht en motivatie van professionals in de organisatie aan.
Sturing op organisatieprojecten
De zoektocht begon al enkele jaren geleden: er was behoefte aan een projecten-overzicht, maar er werd onvoldoende planmatig gewerkt. De gemeente is daarom ‘blauw’ gestart met het organiseren van projectmatig werken, portfoliomanagement en een dashboard (overzicht) voor strategische projecten dat maandelijks onder leiding van de Portfoliomanager besproken wordt in het Portfolio-overleg van het MT.
Voor het inbrengen van projecten in het Portfolio-overleg zijn er formats (startnotitie, projectplan, voortgangsrapportage en projectafsluiting). In het overleg wordt op hoofdlijnen aan de hand van een stoplichtmodel de voortgang besproken. Ook hier speelde de prioriterings-vraag: Wat kunnen we aan? Welke projecten hebben prioriteit? Hoe maken we keuzes en hoe gaan we hierover in gesprek? Inspiratie haalde Heemskerk onder andere bij de gemeente Zeist, die projecten visueel indeelt op de assen complexiteit en tijd. Het visueel maken hielp om het gesprek op gang te helpen, onderlinge samenhang (en verschillen) te zien en te prioriteren.
Sturing op opgaven
De gemeente wilde ook sturen op maatschappelijke en bestuurlijke opgaven in het sociale en fysieke domein. De aanpak voor de organisatieprojecten leende zich onvoldoende voor de brede en domein-overstijgende ‘opgaves’. Vera en Lisette ontdekten de door de Kenniskring OGW ontwikkelde Koerskaart Opgavegericht Werken, nog voordat Marit als extern zelfstandig adviseur werd ingeschakeld. Tegelijkertijd volgde een grote inventarisatie: het maken van een overzicht van alle ambities uit het coalitieakkoord, de begroting en van de top 5 prioriteiten van alle collegeleden. Bij elkaar opgeteld zo’n 300 ‘opgaven’ van ongelijksoortige orde. Via prioritering heeft Heemskerk dit teruggebracht naar 19 ‘opgaven’ (wat hebben we te doen) met zo’n 50 bijbehorende activiteiten.
Contracteringsgesprekkenn
Momenteel zit de gemeente in de fase waarin contracteringsgesprekken gevoerd worden voor de 19 opgaven. Betrokken bij de contractering zijn - volgens de gedachte van de sturingsdriehoek- de bestuurlijk opdrachtgever, de ambtelijk opdrachtgever en de opdrachtnemer. De gesprekken worden gevoerd aan de hand van de vragen van de koerskaart en worden vastgelegd in een ‘contracteringsformat opgaven’. Hieruit vloeit voort: Wat is de opgave (wat hebben we te doen)? Wat heeft prioriteit en wat kan later of niet? Wat vraagt dit aan capaciteit? Heeft – conform de uitvoeringsdriehoek - de teamleider als ‘capaciteitsleverancier’ hier ook de kwantitatieve en kwalitatieve bemensing voor beschikbaar?
Welke activiteiten voeren we op welke manier uit? Met een programma of project? Of betreft het een complexe uitdaging die de samenleving raakt en die vragen om een samenwerking met partners? Dan pakken we dit op met een opgavegerichte aanpak, dit vraagt om een bewuste keuze. In het interne contracteringsformat voor opgaven neemt de gemeente op met welke partners ze opgavegericht aan de slag willen. De regie voor de opgave ligt bij de gemeente, maar wel in co-creatie met diverse partners uit de maatschappij. Het kan zijn dat op subthema’s een andere partij dan de regie op zich neemt. Het totaal aan gecontracteerde opgaven zal periodiek besproken worden in het strategisch overleg tussen college-MT (opgavenboard).
Resultaat Gericht Samenwerken en HR-gesprekken
De gemeente gebruikt resultaatgericht samenwerken (RGSW) als belangrijke onderliggende methode om samen te werken rondom de opgaven en de projecten. RGSW (zie de bijgevoegde waaier RGSW) verbindt de ambities van de organisatie met persoonlijke ambities, waarden en talent van medewerkers. Er is ook een HR-gesprekscyclus ontwikkeld waardoor in alle HR-gesprekken een dialoog wordt gevoerd over resultaten, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid en wat medewerkers nodig hebben. Ook om opgavegericht te werken.
Sturings- en uitvoeringsdriehoek: opdrachtgever- en opdrachtnemerschap
De bovenstaande sturing vertaalt zich in onderstaande afbeelding.
Van sturing naar de praktijk
Binnen de ‘opgave veiligheid’ (een van de 19 opgaven) is geconstateerd dat de aanpak veilige en leefbare buurten - en daarmee de aanpak van het Europaplein - om een werkwijze van opgavegericht werken vroeg. Met het MT is de koerskaart opgavegericht werken doorlopen om ook intern de opgavegerichte ‘mindset’ te activeren. Het echt opgavegericht werken vindt uiteraard plaats in de buurt, samen met alle betrokken partners. Welke ervaringen heeft Heemskerk in de praktijk opgedaan met deze opgavegerichte aanpak?
2. Aanpak Europaplein Heemskerk (opgavegerichte aanpak)
Marit neemt de deelnemers mee in het verhaal van de opgave op het Europaplein aan de hand van een powerpoint. Het Europaplein is een plein op de grens van de gemeenten Heemskerk (dorp) en Beverwijk (stad), waar jongeren rondhangen, foutief verkeersgebruik is, afval gedumpt werd, verwaarlozing geconstateerd werd van de leefomgeving en mogelijk ook ondermijning speelt. Ook achter de voordeur van de bewoners.
Het is een project dat zowel sociale, fysieke als veiligheidsaspecten raakt en waarvoor de twee gemeenten en vele andere partijen (buurtwerk, politie, boa’s, OM, jongerenwerk, ondernemers, etc.) moeten en willen samenwerken. Besloten is tot een facelift van het gehele plein, waarbij het winkelcentrum is afgebroken en weer opnieuw is opgebouwd (in februari 2024 opgeleverd). Dit hele proces is niet zonder slag of stoot gegaan en ook nu blijven bewoners kritisch of de problemen niet terug gaan komen, hoewel er langzamerhand een stijgende lijn te zien is; ook in de cijfers over veiligheid.
Succes delen, vertrouwen en openheid
In het opgavegericht werken op het Europaplein is er veel geleerd. Tijdens de kenniskring zijn diverse concrete voorbeelden gedeeld door Marit over wat goed ging, wat niet goed ging en wat er geleerd is tijdens de aanpak. De ervaringen sluiten aan bij de NSOB-publicatie over ‘De opgave aan tafel’. In dit onderzoek kwamen dezelfde leerpunten naar voren als in de NSOB-publicatie.
Wat zijn belangrijke leerpunten?
Succes kent vele vaders en dat moet je organiseren. En opgavegericht werken gebeurt laag maar kan niet zonder de top. Dus organiseerden de programmamanagers van beide gemeenten bij de tweede partnerbrede bijeenkomst dat de twee burgemeesters samen optrokken en richting gaven aan de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst werd zichtbaar welke partners welke bijdragen leverden. Daarbij speelt de media ook een belangrijke rol en is het van belang dat je anderen successen gunt.
Bij opgavegericht werken is er meer tijd nodig voor de oriëntatie- en definitiefase. Er moet immers in gezamenlijkheid gedefinieerd worden wat het probleem is en welke oplossingsrichting we kiezen. Wat goed werkte op het Europaplein was om tijdens de partnerbrede bijeenkomsten gezamenlijk thema’s verder te definiëren en oplossingsrichtingen in te vullen. De gemeente heeft eerst, vanuit de regierol, een basis neergezet; huidige acties doorzetten, cijfermatige onderbouwing organiseren en het uitbreiden van toezicht (boa’s). Daarna is in gezamenlijkheid met de partners gekomen tot verdere probleemdefinitie op drie thema’s (jeugd, ondermijning en mishandeling/bedreiging). Door dit in fases aan te pakken zijn de partners goed betrokken aan de voorkant.
Tijdens de samenwerking bleek vertrouwen en openheid van belang. Vooral vanuit het politiek-bestuurlijke, want in kleinere dorpen of steden heeft wat je zegt of doet direct effect. Leden van de gemeenteraad kregen een rondleiding in het gebied ter voorbereiding op de raadsvergadering. Tijdens de kenniskringbijeenkomst van 21 maart ontstond een discussie of dat nu wel of niet handig is. Zo’n bezoek van de gemeenteraad kan helpen om te bereiken dat raadsleden beter begrijpen wat er ter plekke aan de hand is (rol volksvertegenwoordiger). Het kan ook averechts uitpakken: bewoners die op raadsleden afkomen met wensenlijstjes, raadsleden die later concrete wensen vervuld willen zien met onvoldoende oog ervoor of dat wel gewenst is vanuit het grotere plaatje. Het is waar de politiek en de gezamenlijke opgave elkaar kruisen en waar je met elkaar goede afwegingen moet maken ‘wat is nu helpend?’. Het kan lastig zijn dat proces in goede banen te leiden. Belangrijk is dat je met een opgaveleider een goede schakel vormt tussen bewoners, ambtenaren en politiek.
3. Reflectie
Tijdens het verdere gesprek speelden diverse vragen en inzichten en werden ervaringen en tips uitgewisseld vanuit de eigen achtergrond van deelnemers naar aanleiding van het verhaal van de gemeente Heemskerk.
- In de praktijk stapelen we structuren op structuren, omdat het niet past in het bestaande systeem of ‘de lijn’. Daarmee breek je ook structuren af. Hoe beleg je deze manier van opgavegericht werken op een duurzame manier, uitgaand van de filosofie om wendbaar te blijven? Bij alle opgaven blijf je immers keihard tegen de blauwe kant aanlopen. Kleine stapjes worden gezet om hier verandering in te brengen.
- Om huidige spelers en nieuwe in de toekomst mee te kunnen nemen in het proces, is het maken van een tijdlijn handig. Waar komen we vandaan? Waar staan we nu? Waar gaan we heen? Opgavegericht werken is immers geen nieuw begin, maar een vervolg. Er is al veel gedaan in het verleden. Je moet er wel bewust voor kiezen om dit te doen en het verleden in ere te houden.
- Op welke manier stappen spelers in de opgave? Voelen ze zich verantwoordelijk voor het resultaat of komen ze alleen om geïnformeerd te worden en daarop te reageren? Hoe zorg je ervoor dat spelers instappen in de opgave, maar er niet in verdwijnen? Voldoende binding houden met de eigen organisatie (het systeem) is namelijk ook van belang.
- Als je partners hebt in de samenwerking, dan heb je een andere manier van verantwoorden nodig. Storytelling is van belang. De grote verhalen: wat voor situatie willen we niet (meer) en wat is onze droom, wanneer is het een succes? En de microverhaaltjes: kleine succesjes die tijdens het proces geboekt worden. Dit wordt ook beschreven in het essay ‘Rijker verantwoorden’ van de NSOB. Je kunt betrokkenen een tijdlijn laten tekenen met erboven en eronder stippen van momenten die gevoelsmatig hoogte- of dieptepunten waren. De stippen verbind je met elkaar tot een gevoelsgrafiek waarover je het gesprek met elkaar kunt aangaan. Dat kan andere beelden opleveren van wat er voor mensen toe doet en wat zij als successen zien naast de vooraf beoogde ‘formele’ mijlpalen.
- Vanuit de deelnemers uit de kenniskring kwam het advies aan Heemskerk om de opgaven (net als de projecten) in een visueel aantrekkelijk overzicht te zetten dat meer aanspreekt dan werken met tabellen/overzichten.