Leernetwerk secretarissen Rijksoverheid 27 september
Luisteren én het belang van je stemgebruik
Op 27 september kwamen zo’n 25 secretarissen uit het leernetwerk secretarissen Rijksoverheid bijeen voor alweer de vijfde bijeenkomst. Het thema: Luisteren én het belang van je stemgebruik.
Onderzoek naar de rol van directiesecretarissen
De bijeenkomst was deze keer, naast Rijksconsultants Saskia van Vliet, Mohamed Gahtan en Sandra de Wit, mede-georganiseerd door collega-ambtenaar Maaike van Naerssen. Maaike doet in het kader van haar Msc-opleiding onderzoek naar de rol die directiesecretarissen vervullen in het bieden van tegenspraak. Voor Maaike was de bijeenkomst een mooie gelegenheid om in contact te komen met secretarissen: voor de secretarissen is tegenspraak als onderdeel van hun rol en positie een belangrijk onderwerp. Bovendien sluit het aan bij de Gids Ambtelijk Vakmanschap, waar kritiek uiten en tegenspraak bieden wanneer nodig wordt geschaard onder ‘professionaliteit’.
De aftrap
Saskia trapt de bijeenkomst af met een persoonlijke noot. Ze vertelt hoe zij een afweging maakte om bepaalde persoonlijke zaken die het professionele raakten al dan niet op social media te posten. Waar geef je wel uiting aan en waaraan niet? Waarom en wanneer spreek je je uit? Allemaal interessante afwegingen.
Vervolgens introduceerde Maaike het thema van de dag: stemgebruik in de rol van secretaris die veel om luisteren vraagt; een korte schets van de betekenis van ‘stemgebruik’ en waarom dat juist voor de secretarissen een interessant thema is om over na te denken/ spreken. Maaike legt uit dat de sessie leidt tot inzicht in hoe je je stem gebruikt als secretaris:
- Wat maak je bespreekbaar / expliciet?
- Wat geeft je legitimiteit of ‘het recht’ om je uit te spreken?
- Waar geef je je stem aan (belangen, onderwerpen)?
Omdat de interactieve bespreking gaat over een onderwerp dat mogelijk gevoelig ligt wordt benadrukt dat de bijeenkomst een veilige en een afgesloten omgeving is: wat in de sessie gezegd wordt, blijft binnen de sessie. Het is niet de bedoeling dat deelnemers en begeleiders gedetailleerde informatie verder verspreiden.
De Gids Ambtelijk Vakmanschap
Maaike bespreekt kort de invulling van Gids Ambtelijk Vakmanschap aan ‘kritiek geven’ en vervolgens gaan de deelnemers aan de slag met enkele ludieke proefstellingen, om een beetje op gang te komen. Wat vinden de deelnemers bijvoorbeeld van de stelling ‘bij warm weer kun je het best op kantoor werken’, ‘alle werkenden moeten recht krijgen op ‘hittevrij’ en ‘zonneschijn bevordert de productiviteit’? En welke daarvan is het meest en het minst van toepassing. Dat levert meteen een levendige discussie op: niet iedereen is het eens met elkaar, waarom kiest de een voor die volgorde en een ander voor een andere?
Aan de slag met de uitgebreide opdracht
Na deze ‘opwarm-oefening’ gaan de deelnemers met een uitgebreidere opdracht aan de slag. Ze krijgen 10 kaartjes met stellingen en moeten deze weer op volgorde gaan leggen van ‘meest en minst van toepassing ‘. Ook dat levert weer mooie inzichten op. Er is vooral veel herkenbaarheid in de voorbeelden die men naar elkaar toe uitspreekt. Wel is het zo dat het bij de één meer of minder van toepassing is, dan bij de ander. De deelnemers zitten soms best snel op 1 lijn. Dat breng de vraag naar boven of ze wel kritisch genoeg doorvragen naar elkaar toe. De stellingen zijn ook lekker zwart/wit opgetekend wat goede gesprekken oplevert!
Maaike neemt de deelnemers vervolgens wat meer mee de diepte in met behulp van de theorie Exit- Voice-Loyalty (Bron: Albert O. Hirschmann, 1970, ISBN: 0-674-27660-4) en vraagt de deelnemers hoe ze de theorie wel/niet terugzien in de stellingen en hun sortering en ordening daarvan. Bijvoorbeeld wiens belangen staan in de sortering voorop? is loyaliteit zichtbaar en aan wie? is er een andere mogelijkheid dan uitspreken (exit), zouden ze die liever/eerder kiezen?
- Exit: ontslag nemen, lidmaatschap opzeggen, een product of dienst niet meer gebruiken (boycot)
- Voice: management aanspreken, onvrede uitspreken, protesteren/demonstreren
- Loyalty: barrière voor exit, boost voor voice
Bespiegelingen van opgedane inzichten
Plenair wordt afgesloten met bespiegelingen en opgedane inzichten van de groep. Zo zegt een van de deelnemers dat als je je stem wilt gebruiken, er psychologische veiligheid moet zijn; ik mag zeggen wat ik wil. Als dat niet kan, dan volgt distantiëren en exit.’ En: ‘Je moet gevoel krijgen dat je gehoord wordt. Anders stap je eruit, exit dus.’
Quotes van de deelnemers
Een andere deelnemer heeft nagedacht over de strategie van Choose your battles, wat soms ook een goede afweging kan zijn in het secretarissen-vak. Een andere deelnemer vult daarop aan dat ook de plaats en tijd met wie je ‘voice’ deelt een afweging kan zijn.
Loyaliteit naar jezelf toe, kan ook een issue zijn: ‘Als je echt vindt dat het een kant opgaat in de organisatie waarmee je je niet kunt verenigen, dan gaat loyaliteit naar jezelf toe ook spelen.’
Tot slot
Al met al was het een waardevolle bijeenkomst die snel voorbij ging. Op naar donderdag 16 november, want dan staat de volgende bijeenkomst van het leernetwerk voor secretarissen Rijksoverheid alweer gepland!
Het leernetwerk secretarissen Rijksoverheid is een community, met de mogelijkheid elkaar te ontmoeten, ervaringen uit te wisselen en het gesprek aan te gaan over de rol van secretaris bij de Rijksoverheid en vraagstukken die hiermee samenhangen. Het netwerk is ondergebracht bij Grenzeloos Samenwerken en is voor secretarissen (directie-, bestuurs-, MT-en programmasecretarissen) bij de Rijksoverheid.
Ben je secretaris en wil je lid worden van het leernetwerk? Wil je meer weten over het netwerk van secretarissen? Stuur dan een mail aan via netwerksecretarissen@rijksoverheid.nl. Deelnemers aan het netwerk hebben een uitgebreid verslag van de bijeenkomst toegezonden gekregen.