Programma Grenzen en Veiligheid - We denken groots én doen klein
Het is een spannende tijd voor het programma Grenzen en Veiligheid: einde van dit jaar zal de overdracht aan de lijn gaan plaatsvinden. De samenwerking van Justitie en Veiligheid met twee andere ministeries en diverse uitvoeringsorganisaties richt zich op het realiseren van slimmere grenzen en een veiliger Europa – de vertaling van zeven Europese wetsvoorstellen in Nederlandse regelgeving. Deelnemende partijen zijn enthousiast over de samenwerking en de aanpak van dit programma. Wat is daar de reden voor?
Een gesprek met drie betrokkenen: Rolf Arts JenV - Domeincoördinator Implementerende Partners, programma Grenzen en Veiligheid; Henk Brouwer Directeur ketenvoorzieningen en innovatie van de Justitiële Informatiedienst; Aard Lettink programmamanager Future Borders bij de Koninklijke Marechaussee.
Topcasus
Europa ontwikkelt een groot aantal wetsvoorstellen dat de Europese buitengrenzen veiliger en sneller zal maken. Deze wetsvoorstellen zien toe op de introductie van een aantal nieuwe Europese databanken (een in- en uitreissysteem (EES) en een informatie- en reisautorisatiesysteem (ETIAS)) en aanpassing van bestaande databanken (zoals het Schengeninformatiesysteem (SIS), het Europese Visum systeem (VIS) en EURODAC). Daarnaast zal het wetsvoorstel Interoperabiliteit (IO) ervoor zorgen dat de diverse databanken gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Rolf: “Dit is als begrotingspost van ruim 250 miljoen euro één van de grootste programma’s van JenV. Werkend op de klassieke manier zou je de vertaling van de Europese richtlijnen vanuit de kolommen laten plaatsvinden. Maar hier hebben we de samenwerking programmatisch en opgavegericht opgepakt”.
Uitvoerbaarheid voorop
Rolf: “Met de programmatische aanpak bieden we een alternatief op de aansturing vanuit de Brede Bestuursraad JenV. Dat doen we met een aanpak die zich kenmerkt door een verantwoordelijkheidsverdeling van uitvoerende partners en beleid. Hierdoor is de verbinding gelegd tussen de opdracht vanuit de bestuurstafel en de uitvoerbaarheid van die opdracht voor de implementerende partners. Centraal staan de opgaven: Het tegengaan van illegale immigratie, het bevorderen van de veiligheid in Europa en het realiseren van sneller grensverkeer. Ministeries die naast Justitie en Veiligheid met deze opgaven te maken hebben zijn: Buitenlandse Zaken, Defensie, Economische Zaken, Financiën en Infrastructuur en Waterstaat.” Het programma startte in 2018 en in de aanpak is ervoor gekozen om de uitvoerbaarheid voorop te stellen. Om daarna al het werk te kunnen verdelen en binnen het programma goed in werkpakketten te bundelen worden de volgende drie stappen gevolgd: richten/ inrichten/ verrichten. Rolf: “Het richten zorgt voor het met elkaar maken van keuzes op organisatie-overstijgende vraagstukken. Vanuit die keuzes zorgt de gekozen organisatie voor het inrichten; de verdere uitwerking van de taak (implementatie). Tenslotte zal die organisatie de taak verrichten (uitvoeren). Door die verschillende stappen dichtbij elkaar te organiseren zijn Europa, wetgeving, beleid en uitvoer optimaal op elkaar aangesloten wat heeft geleid tot invloed in Europa en uitvoerbaarheid van de opgave.”
Leidende principes: tafelmanieren expliciet gemaakt
Henk: “Bij het verrichten gaat het om de combinatie van structuur, cultuur en vaardigheden. Bij structuur moet je denken aan de overlegstructuur en besluitvorming van het programma en de processen voor overstijgende vraagstukken. En uiteindelijk draait het allemaal om samenwerkingsafspraken en het zorgen voor de juiste vaardigheden. Onze afspraken vertaalden we naar zes leidende principes. Zeg maar onze tafelmanieren. Die hebben we uitgewerkt en vastgelegd om zo elkaar er ook scherp op te houden.” De leidende principes zijn op het hoogste niveau afgesproken (Topberaad Grenzen en Veiligheid) en hebben de ‘toon aan de top’ bepaald - en hebben daarmee doorgewerkt in het gehele programma. Aard: “Op een gegeven moment zijn die principes ingesleten en gaat het automatisch.” De aanpak met het benoemen van leidende principes werd door ABD Topconsult bestempeld als topcasus.
|
De zes leidende principes
|
Samenwerker vanuit de opgave
Voor wat vaardigheden betreft is gekeken naar wat een team aan samenwerkingsvaardigheden nodig heeft om de opgave aan te kunnen. De persoonlijkheidskenmerken ‘Stabiliteit’, ‘Openheid’ en ‘Consciëntieus’ dragen het meest bij aan waardevolle samenwerking en zouden bij alle teamleden aanwezig moeten zijn. Daarnaast heeft het programma mensen met specifieke vaardigheden nodig: verbindend, verantwoordelijkheid, betrouwbaar, signalerend, win-win organiseren, vasthoudendheid/veerkracht, richtinggevend. Bij het formeren van teams binnen het programma is goed gekeken naar de aanwezigheid van deze vaardigheden. Met UBR is een vaardighedenprofiel opgesteld dat als handreiking dient bij de inrichting van het vervolg van het programma. Dit profiel is de weerslag van de lessons learned van het programma en kan door andere samenwerkingen gebruikt worden en biedt ook een basis voor de inzet vanuit de betrokken organisaties om ook het vervolg na de overdracht aan de lijn op eenzelfde manier voort te kunnen zetten.
Eén beeld zegt meer dan duizend woorden
Het belang van beeldtaal is door het programma onderkend. Henk: “Met tekeningen en beelden kun je zoveel meer impact hebben.” Zo zijn bijvoorbeeld de leidende principes, de samenwerkingsrollen, maar ook voor de programma-aanpak, werkpakketten en het vaardigheidsprofiel in beeld gebracht. En dat kon gewoon vanuit het programma zelf gedaan worden, want daar zorgde Rolf voor”.
Lessons learned
Aard: Hoe leg je een goed sturingsmodel vast, wat zijn de draaiknoppen, en hoe ga je daar programmatisch mee om?
Henk: ik vind het mooi dat je bij elkaar in de keuken kon kijken, zodat je zicht hebt op elkaars opgave.
Rolf: We hebben enorme stappen gezet met de uitvoering aan tafel, de focus op de opgave en het samenwerken.
