Ruimte voor opgaveteams: een werkomgeving die grenzeloos samenwerken stimuleert
Ik zou vergaderen gewoon afschaffen. Het mooiste zou zijn wanneer je als team zonder agenda in dezelfde ruimte bent. Je trekt met elkaar op, hebt contact als daar behoefte aan is en gaat s'avonds tevreden naar huis
Vol trots laten Juul van ’t Hooft (innovatiemanager en productmanager ontmoeten, voeding en vitaliteit) en Marja Wijker (strategisch adviseur) laten samen met hun collega collega Eric Hooghuis (productmanager hybride werken), allen van de shared service organisatie voor facilitaire dienstverlening van de Belastingdienst, de ruime samenwerkruimte zien in het Spark gebouw. Die ruimte is onderdeel van het gloednieuwe ontmoetingsplein van de overheid aan het Orlyplein naast station Amsterdam Sloterdijk. Een gebouw met verbinding en ontmoeting als de centrale functies.
Samenwerking van vier programma’s
Het bezoek aan het Spark gebouw vindt plaats in het kader van de samenwerking ‘Ruimte voor opgaveteams’ waar vier partijen in deelnemen. Deze partijen zijn de beweging Grenzeloos Samenwerken (organisatieontwikkeling), het programma Hybride Werken, Programma duurzame bedrijfsvoering Rijk (Denk.Doe.Duurzaam) en het Rijksprogramma Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI, OCW). Zij stelden de vraag aan de Rijksbedrijfsvoering hoe opgavegericht en over de grenzen heen samenwerken in een nieuwe fysieke samenwerkomgeving met daarop aangepaste ICT-ondersteuning in praktijk kan worden gebracht. Om op die manier beter te kunnen werken aan de complexe maatschappelijke opgaven van deze tijd.
Bricks. Bytes. Behaviour en Belonging
Susanne van den Oudenhoven van Grenzeloos Samenwerken verwoordt het als volgt: “Onze vraag was hoe bevorder je opgavegericht werken vanuit de invalshoek van de fysieke omgeving? Hoe richt je die zo in dat een team daar goed in kan samenwerken op een opgave?” Pepijn van der Spek van het programma Hybride Werken: “Hybride werken is een stap op weg naar Grenzeloos Samenwerken, met onze vier programma’s zorgen we voor de Bricks (de fysieke omgeving), de Bites (de ICT infrastructuur) en het gedrag- Behavior.” Susanne: “Daar voeg ik nog ‘Belonging’ aan toe- dat je redeneert vanuit de opgave waar je voor staat.” Samenwerking over de grenzen van je ministerie heen is ook een groot informatievraagstuk. Wie is verantwoordelijk voor het beheer en openbaarmaking van alle informatie. Joeri Scheper van het Rijksprogramma Duurzame Digitale Informatiehuishouding: “Om de transitie naar deze nieuwe manier van werken te onderzoeken zetten we Future Labs in, een methode om te kijken hoe je het in de toekomst kunt kijken naar de informatievraagstukken van vandaag.”
Leren en experimenteren
Marije Geluk: “Met ‘Ruimte voor opgaveteams’ gaan we samen verkennen hoe we van wens naar werkelijkheid kunnen komen, vanuit de duurzaamheidsprincipes van de Rijksbedrijfsvoering.”
Wat voor werkomgeving (ruimte) en dienstverlening past wordt gezamenlijk uitgevonden. Deze ruimte voor opgaveteams wordt stap voor stap ontwikkeld, samen met een opgaveteam en bestaande dienstverleners. De ruimte is tegelijkertijd testomgeving (experimenteerruimte) en leeromgeving. Marja: “Spark is een prachtige fysieke ruimte om met elkaar te starten, verder verbindingen te leggen, samenwerkingen aan te gaan en uit te vinden wat werkt. Naast de fysieke ruimte , dus evengoed oog voor cultuurelementen, virtuele ontmoetingen en organisatie buiten de silo’s.” Gaandeweg wordt zo geleerd wat er werkt en verder nodig is. Susanne: “We willen van A naar B, via B. Zo kan elk programma de ruimte benutten voor eigen producten, diensten en beleidsambities en kunnen we zo de beste bouwstenen selecteren en identificeren voor de opgaveteams, als eindgebruiker.”
Barrista en vegalunch
Maar uiteindelijk is zien, geloven en het team krijgt een rondleiding door Spark. Waar een barrista je verwelkomt voor een perfect bakkie, er draadloze oplaadpunten zijn voor je mobiele telefoon en je tijdens de lunch (duurzaam en vegetarisch) op een megascherm presentaties of filmpjes kunt laten zien. De ontmoetingsruimten zijn zelf aan te passen aan de behoefte van het moment. Voor de begane grond wordt nog nagedacht over een open ruimte waar iedereen van gebruik kan maken, om zo ook direct en grenzeloos in contact te staan met bewoners, bezoekers en gebruikers van het gebied Sloterdijk.