Samenwerken in vertrouwen

In een prachtige virtuele omgeving konden collega’s uit uitvoering en beleid elkaar op 19 november opzoeken tijdens de Dag van de Bedrijfsvoering 2021. In de diverse virtuele zalen werden workshops gegeven, was er een plenaire zaal voor een tafelgesprek dat in menig talkshow niet had misstaan en was er volop gelegenheid om elkaar te ontmoeten. De workshops werden door collega’s vanuit beleid en uitvoering of door uitvoeringsorganisaties samen verzorgd. Dit alles om de dilemma’s waarvoor we staan onder de loep te nemen en te kijken naar manieren waarop we samenwerken in de bedrijfsvoering. Om een overheid en dus bedrijfsvoering te zijn waarop je kunt vertrouwen. 

Beeld: ©Grenzeloos Samenwerken

Tafelgesprek: vertrouwen in tijden van crisis

Dagvoorzitter Emine Özyenici (hoofddirecteur Bedrijfsvoering en Chief Information Officer van het ministerie van Justitie en Veiligheid) ontving tijdens het plenaire tafelgesprek Diederik Gommers (intensivist, hoofd IC van het Erasmus MC en lid van het OMT), Marieke van Wallenburg (directeur-generaal Overheidsorganisatie BZK), Han van Gelder (plaatsvervangend secretaris-generaal, ministerie van Financiën) en Nanette van Schelven (directeur-generaal Douane, ministerie van Financiën). Aan tafel werden verschillende thema´s besproken; samenwerken in vertrouwen in crisistijd, bedrijfsvoering in relatie tot het primair proces en leiderschap. Iedereen was het erover eens dat in tijden van crisis je het vertrouwen geeft aan de werkvloer, vertrouwen aan het professionele oordeel van de medewerkers, ook om beslissingen te nemen. Dit zouden we ook na de crisis vast moeten houden en dit gaat niet vanzelf. De Covid-crisis heeft ook laten zien dat we terug kunnen keren naar de essentie en vanuit daar een kompas hebben om richting te geven en samen te werken. 

Vertrouwen en openheid werden vaak genoemd tijdens het gesprek, om met elkaar in contact te komen en transparant te zijn in de verschillende belangen die er kunnen zijn. Alhoewel, zijn er wel verschillende belangen? Het belang, of de bedoeling is vaak groter dan specifieke opdrachten. Dus door de bedoeling voorop te stellen helpt het om voorbij belangen te komen.

 De bedrijfsvoering is een onmisbare schakel, die zeker de afgelopen tijd terecht veel waardering heeft gekregen. Het is van belang om elkaar op te zoeken, dan geeft inzicht in elkaars werk, waardoor je veel lol van elkaar kunt hebben. Of zoals Nanette het verwoordde: “Kom van je eiland af, je bent welkom! Ga de operatie in en als je snapt wat er gebeuren moet, kun je je werk met je hart doen”.

 Ook werd er gesproken over leiderschap. Belangrijk is om het voor te leven en in je gedrag te laten zien wat belangrijk is. Dus ook het laten zien als je fouten maakt. En een tip van Diederik “Als het druk is vergeet je soms een stukje van jezelf te laten zien, dus even een kop koffie en aandacht voor elkaar”.

 Zoals Emine het gesprek samenvatte: voel je gewaardeerd, kijk vooruit, toon lef en blijf bij jezelf.

Workshops

In alle zalen werden presentaties gegeven, discussies gevoerd en verschillende thema´s verder uitgediept. Een breed scala aan onderwerpen met een breed scala aan collega's uit allerlei onderdelen van de rijksdienst. En korte greep uit de onderwerpen.

Samenwerking rijksdienstverleners

Een mooi gesprek over de samenwerking tussen de rijksdienstverleners gaf aan dat veel vraagstukken zich niet langs één beleidskolom laten oplossen. Dat samenwerken randvoorwaardelijk is om tot een oplossing te komen heeft zich wel bewezen. Door binnen de bedrijfsvoering veel te ‘sharen’ heeft gezorgd dat de bedrijfsvoering beter en wendbaarder is geworden. Maar het is nog niet af, soms zit versnippering nog in de weg. Een grenzeloos samenwerkende overheid geldt ook voor de bedrijfsvoering, waarbij als voorbeeld werd genoemd dat meer rijksbrede opdrachtverlening met bijbehorende financiële middelen behulpzaam kunnen zijn. Ook een mooie oproep om elkaars ideeën vaker te gebruiken en de successen van een ander vaker te delen. Een uitgebreid verslag van deze sessie vind je hier.

Voorkeur in samenwerking

Bij het digitale koffieapparaat ging het gesprek over welke samenwerkingstypes we nu zelf zijn. Door een test in te vullen kregen deelnemers inzicht in de types en was het meteen een mooie manier om elkaar beter te leren kennen. Vrgaen die naar voren kwamen waren welke types heb je in je team, welke mis je en hoe voorkom je dat je doorschiet in je valkuilen? Wat ook opviel is dat we soms focus verliezen, meer onderhandelaars (een van de types) kunnen we daarom wel gebruiken. De deelnemers herkenden zich heel goed in de resultaten van de test en het paste (gelukkig) ook goed bij de rollen en taken die ze nu hebben. En de test kan ook helpen bij nieuwe medewerkers om de eigen rol scherp te krijgen. En in het algemeen was de conclusie dat het goed is om je bewust af te vragen: welke types heb ik nodig om een klus te klaren?

Inclusief werven en selecteren

Een proeverij in twee delen over diversiteit en inclusie. De deelnemers gingen met een oefening aan de slag om inclusief werven en selecteren te ervaren. Op die manier wordt je je bewuster van ongemak en goed bedoelde besluiten die misgaan in de uitvoering. Het ongemak is niet erg en helpt om elkaar beter te begrijpen. Belangrijk is vooral om hierover met elkaar in gesprek te blijven. Daarnaast werd inzicht gegeven hoe de training Inclusief werven en selecteren tot stand is gekomen en werd er stilgestaan of je wel gebruik maakt van de verschillen in je team. De afsluitende discussie gaf zo input aan acties waar de deelnemers zelf mee aan de slag konden gaan, met als afsluitende vraag: Komen diverse perspectieven altijd aan bod en worden partijen gelijkwaardig betrokken? 

Nieuwe I-strategie

Een onderwerp van een heel andere orde was de totstandkoming van de I-strategie. Hierbij werd transparantie en inzicht als basis genoemd voor ons handelen. Een belangrijk onderwerp, wat erg in de belangstelling staat en de komende jaren ook veel aandacht blijft krijgen. Thema´s waaraan gewerkt wordt zijn de samenwerking met de markt en het bevorderen van innovatie, versterken van digitale weerbaarheid en het optimaliseren van generieke voorzieningen. En last but not least: de basis op orde brengen met informatievoorziening. De nieuwe I-strategie is daarmee het ultieme product van samenwerking in vertrouwen.

De klant centraal

De dienstverlening van het Shared Service Center van Dienst Justitiële Inrichtingen (SSC DJI) en van de Corporate Dienst van Rijkswaterstaat (RWS) is van vergelijkbare aard. De focus op de klant en het van buiten naar binnen redeneren is voor beiden even relevant; Het SSC ‘maakt het mogelijk’ en ‘de vraag van morgen vandaag beantwoord’ is het motto van de Corporate Dienst.

 De essentie van de Klant Centraal zit in het met elkaar weten welke bijdrage bedrijfsvoering aan het primaire proces levert. Snappen waar het belang zit van de klanten, samen weloverwogen beslissingen nemen en keuzes maken zodat het werk altijd door kan gaan, staat daarbij centraal. De coronacrisis heeft voor stroomversnelling gezorgd en andere dingen gevraagd, in de manier van samenwerken en in de manier van handelen. Snel(ler) schakelen, bouwen aan en uitgaan van vertrouwen en lef tonen was nodig en daar is hard aan gewerkt. Een blik op de toekomst leert dat er nog geen beproefd recept hoe er meer tijd en ruimte voor meer strategische vraagstukken ingebouwd kan worden. En daarnaast is er nog winst te behalen in kwaliteit en standaardisatie maar ook in het blijvend en het eerlijke gesprek voeren met de klant.

Ruimte voor opgaveteams

In deze workshop gingen de rijksbrede programma's: Grenzeloos Samenwerken, Hybride Werken en het Future Lab van RDDI, samen met Ronald Barendse en de deelnemers aan de slag met de vraag: Hoe kan de rijksbedrijfsvoering opgaveteams ontzorgen? Als steeds meer in programma´s en in gezamenlijkheid aan maatschappelijke opgaven wordt gewerkt, hoe kan de rijksbedrijfvoering hierin - als enabler - een belangrijke rol vervullen? Op een SWOT-achtige wijze werd gekeken wat de kansen en beperkingen zijn. De deelnemers zagen dat bij een andere manier van werken, ondersteuning en begeleiding enorm kan helpen. Het enthousiasme om het voor elkaar te krijgen is er, waarbij ‘begin maar gewoon’ en ‘zorg voor daadkracht aan de top’ helpen om een stap te maken. In de infographic vind je de opbrengst uit de sessie.

Een mooie dag, met veel nieuwe inzichten en opbrengsten, goede gesprekken en nieuwe ontmoetingen. Dit geeft zeker vertrouwen in de samenwerking. Veel dank aan alle collega´s die een bijdrage hebben geleverd om van deze dag een succes te maken!

Een overzicht van alle rijksbrede dienstverleners vind je hier.
Informatie en vragen, kijk op rijksportaal of mail ons.

Meer weten over de Dag van de Bedrijfsvoering 2021? Klik hier voor de goodiebag die de deelnemers na afloop hebben ontvangen.

Wil je altijd op de hoogte blijven van waar Ambtelijk Vakmanschap / Grenzeloos Samenwerken bij betrokken is? Volg ons dan via LinkedIn.