Rijksbreed ontwikkelde Koerskaarten gelanceerd als succesvol voorbeeld Opgavegericht werken
Het vergde een jaar en 22 bijeenkomsten, maar dan heb je ook wat: dinsdag 2 maart 2021 vond de feestelijke lancering plaats van de twee Koerskaarten over Opgavegericht Werken. Als gezamenlijke inspanning van meer dan 100 betrokkenen, geven de initiatiefnemers van de kaarten, die bedoeld zijn om een goed gesprek te stimuleren over interdisciplinair samenwerken aan opgaven, zélf het goede voorbeeld.
De Koerskaarten ‘Opgavegericht werken: Wat is het?’ En ‘Opgavegericht werken: Hoe doe je dat?’ bevatten vragen die een gestructureerd inhoudelijk gesprek mogelijk maken over opgavegericht werken. Ze kunnen een teams gespeeld worden om respectievelijk een gemeenschappelijke definitie te creëren van opgavegericht werken of om verdieping te creëren in samenwerkingsverbanden die al opgavegericht werken.
In een feestelijke online bijeenkomst ter gelegenheid van de lancering, heette Lisette de Waard de grote groep aanwezige betrokkenen welkom. Als gespreksstarter vulden de deelnemers en multiple-choicevraag in via de quiztool Mentimeter over hun rol en bijdrage aan de ontwikkeling van de Koerskaart. De Waard benadrukte dat het vieren van de gemeenschappelijke prestatie het hoofddoel van de bijeenkomst was.
Tijdens de bijeenkomst wisselden Mentimeter-vragen, videofragmenten met betrokkenen en groepsgesprekken elkaar af, waardoor het een levendige en inhoudelijke bijeenkomst werd. In het eerste fragment merkt Anne Jette van Loon, als organisatieadviseur van OCW betrokken bij de ontwikkeling van de Koerskaarten, op dat ze zich realiseerde dat ze door het maakproces van de Koerskaarten, zelf al ervoer wat Opgavegericht werken is. “We waren bezig met de opgave in het klein. Alles wat je daarbij tegenkomt, gebeurde ook in onze opgave.”
Meer co-creatie
De Waard nam de deelnemers nog eens mee in het ontwikkeltraject van de Koerskaarten, langs de verschillende pijlers van opgavegericht werken. Pijler 1: focus op de gezamenlijke opgave, voorbij de grenzen van de organisatie en het eigen dossier. In een volgend videofragment schetst Van Loon hoe verschillende departementen al bezig zijn met Opgavegericht werken, maar hier allen nog hun ‘eigen taal’ voor hebben. “Iedereen is zijn eigen wiel aan het uitvinden. Wij wilden daar meer co-creatie en leren van elkaar in krijgen. Dat helpt om Opgavegericht werken vorm te geven.” Renate Beckers, van UBR|Rijksconsultants, vult in hetzelfde fragment aan “Een Koerskaart als instrument was nooit het doel. De beweging naar werken vanuit de bedoeling bij het Rijk, maatwerk leveren in de dienstverlening, dat hadden we voor ogen en dat wilden we ondersteunen.”
Voor Van Loon betekende pijler 1 vooral het werken aan een gemeenschappelijke taal, om de ontwikkeling van het conceptuele gedachtengoed een boost te geven. “We wilden voorkomen dat iedereen zou zeggen ‘ja, opgavegericht werken, dat doe ík al, nu moet die ander het nog doen!’ en tegelijkertijd dat je al die ambtenaren die elke dag proberen hun werk zo goed mogelijk te doen, zou diskwalificeren. Daarom hebben we steeds benadrukt: het gaat niet om goed of fout, maar om uitbreiding van het handelingsrepertoire.”
De ontwikkeling, met veel partners van binnen en buiten het Rijk, had dus nogal wat voeten in de aarde. Beckers: “Dat komt enerzijds omdat we meteen ambitieus gestart zijn met het plan om twee Koerskaarten tegelijk te ontwikkelen. Door Corona moesten we overschakelen van live naar online ontwerp- en testsessies. Daarnaast: het ontbrak nog aan een eenduidige Rijksbrede definitie van wat Opgavegericht werken is. Verder hebben we oor een ‘design thinking’-aanpak gekozen, waarbij we de kaarten samen met de toekomstige gebruikers, de ambtenaren in het veld, ontwikkeld hebben. In de zoektocht ‘wie zitten in ons netwerk en hoe komen we daarmee in contact?’ is natuurlijk ook veel tijd gaan zitten. En als de groep met wie je werkt zo groot is, is het lastig om alle agenda’s goed op elkaar aan te laten sluiten.”
Maatschappelijke drive
De Waard vervolgt met Pijler 2: iedere stem vertegenwoordigd. In een volgend fragment geven Van Loon en Beckers aan dat er geen centrale opdrachtgever was, waardoor de kaarten ‘netwerkend’ tot stand gekomen zijn. Ruth van Rossum (JenV), net als de andere aanwezigen ook nauw betrokken bij de ontwikkeling, constateert dat iedereen ‘met een grote maatschappelijke drive’ meedeed aan het ontwikkeltraject. “Als begeleidingsgroep waren we een zelfsturend team, maar wel met regie door Renate. Iedereen pakte actief zijn eigen rol. Je moet belangstelling hebben om elkaars stem te willen horen en dat was hier ook zo. Daarbij was het mooi dat we de ontwikkeling van de kaarten hebben gedaan met mensen uit verschillende hoeken van het Rijk én uit gemeenten en provincies.
Uit de volgende Mentimeter-vragen blijkt dat er 22 bijeenkomsten nodig waren om met meer dan 100 mensen de Koerskaarten te realiseren. En die groep bleek inderdaad ook nog heel divers samengesteld. Dat is een mooie brug naar Pijler 3: in co-creatie.
Marit van der Toorn (JenV) vertelt hoe die pijler in de praktijk is gebracht. “Bij co-creatie verzamel en waardeer je alle verschillende perspectieven. Dat deden we door er veel met elkaar over te praten. Het is een iteratief proces waardoor je steeds meer leert en zo samen tot een taal of definitie komt. Een bijproduct hiervan is dat je als team dichter bij elkaar komt.”
Lisette de Waard stelt Sietse Rauwerdink en Hendrik-Jan Martens van De Koers voor, het bureau dat de Koerskaarten met de begeleidingsgroep ontwikkeld heeft. Martens schetst dat het bij zulke Koerskaarten altijd gaat om taaie vraagstukken die leven. De uitdaging is om de juiste mensen om tafel te brengen. “In plaats van het begeleiden van sessies, begeleiden we sessies om de sessies mogelijk te maken…” Nu was de uitdaging groot omdat het een samenwerkingsverband betrof met veel verschillende perspectieven en belangen.
Praktische informatie
De Waard zet de praktische informatie over de Koerskaarten op een rij:
- De kosten per kaart zijn 25–35 euro exclusief btw
- Er zijn nu 280 exemplaren Rijksbreed kosteloos beschikbaar
- Kaarten kunnen besteld worden via de webwinkel van de Koers
- Aanvragen van een intakegesprek, om na te gaan of de Koerskaart interessant voor je is, of begeleiding bij het spelen van de Koerskaarten, kan via grenzeloossamenwerken@rijksoverheid.nl
- De speelduur is ongeveer 2 a 2,5 uur
Vervolgens staat De Waard stil bij Pijler 4: een lerende, stapsgewijze aanpak. In een videofragment geven Sietse en Hendrik-Jan van De Koers aan dat het bereiken van overeenstemming over wat Opgavegericht werken ís, een ‘zoektocht op zich’ was voor de groep. Maar toen die consensus er eenmaal was, werd het een ‘walk in the park’. Reinold Danckaarts van SZW schetst dat leren over hoe je opgavegericht werkt, een continu proces is. “De lerende, stapsgewijze aanpak is eigenlijk de kern van Opgavegericht Werken.”
Vervolgens vraagt De Waard een van de testers, Jeroen van den Brink van RVO, hoe hij het testen van de Koerskaart ervaren heeft. “Ik geef leiding aan een procesgericht team. Ik was nieuwsgierig wat Opgavegericht Werken voor ons team zou betekenen. Ook omdat we bijdragen aan een maatschappelijke opgave die veel breder is dan ons team. Omdat we de Hoe-kaart online konden testen, hadden we geen reistijd en konden we de kaart met de teamleden en onze opdrachtgever van BZK doorlopen. We merkten dat het spel veel waardevolle lagen bevatte. Uiteindelijk kwamen we binnen 2,5 uur tot een gedragen formulering van de opgave. Die formulering sloot ook nog goed aan op de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN (SDG’s), dus dat was winst!
Vervolgens praatten de deelnemers in break-out sessies verder over het proces dat ze samen doorlopen hebben. In een van de sessies geeft Martine Koerts aan als communicatieadviseur bij RVO veel mogelijkheden te zien om met de Koerskaart betekenis te geven aan Opgavegericht werken, wat een van de grote pijlers is in de meerjarenstrategie van de organisatie. Juist ook bij ervaren teams kan de Koerskaart volgens haar helpen om de toetsen of iedereen nog dezelfde opgave voor ogen heeft.
Hobbels en tops
De Waard vraagt of er in de sessies nog ‘hobbels en tops’ benoemd zijn. Renate Beckers zegt dat Jeroen van den Brink in haar sessie aangaf dat je door de Koerskaart samen te spelen, een basis legt voor samenwerking. Dat sluit mooi aan op de hoop en verwachting van de makers, aldus Beckers. Menno Aardewijn (UWV) koppelt terug dat je het spel goed online kunt spelen, maar dat het meerwaarde heeft om het als groep fysiek, in een ruimte bij elkaar te doen. “Dat geeft een andere dimensie en dan vóel je mensen echt”. Lotte Leukenhaus (Nationale Politie) testte een vroege versie van de Wat-kaart en is onder de indruk van hoe de kaart zich sindsdien ontwikkeld heeft.
Tot slot van de sessie worden de Koerskaarten feestelijk overgedragen aan drie mensen die een belangrijke rol spelen bij de inzet van de Koerskaarten in de beweging naar Opgavegericht Werken binnen het Rijk. Het is even behelpen online, maar op een ludieke symbolische manier geven verschillende aanwezigen de Koerskaarten in beeld ‘door’, waardoor in het mozaïek-overzicht van deelnemers de kaarten achtereenvolgens terecht komen bij Marion Teeuwen-Vos (OCW), Dike Sialino-Keen (IenW) en Ellen Viergever (BZK).
Belang van taal, organisatieontwikkeling en goede definitie van de opgave
Marion blikt terug op een mooie reis. Als ICOP-portefeuillehouder Leren en Ontwikkelen, vindt zij het vooral belangrijk dat Opgavegericht werken een ‘lerende methode’ is. En bij haar is blijven hangen hoe belangrijk taal is om iedereen uit te kunnen leggen wat we onder Opgavegericht werken verstaan. Het spelen van de Koerskaart kan helpen om die taal aan te scherpen.
Volgens Dike is het sterk dat de Koerskaarten in een ‘gelegenheidsteam’ ontwikkeld zijn, over organisatiegrenzen heen. En het is belangrijk dat je de Koerskaarten ook – of juist – kunt spelen als je nog niet een op elkaar ingespeeld team bent. Ze benadrukt het belang van Organisatieontwikkeling. “We hebben een inhoudelijke maatschappelijke opgave. Dat staat centraal. Maar als je niet ook aandacht hebt voor organisatieontwikkeling, gaat niets werken.”
Ellen, programmamanager Grenzeloos Samenwerken vanuit BZK, benadrukt dat dít is waar Grenzeloos Samenwerken over gaat: samenwerken aan een opgave, over departementale grenzen heen, soms met private sectoren, soms met maatschappelijke organisaties. En er is behoefte aan een instrument als de Koerskaart. Want het is belangrijk om de opgave te definiëren en elkaars belang te herkennen. Kijkend naar de POK (het onderzoek naar de Kinderopvangtoeslagaffaire) is er veel aandacht voor werken aan ambtelijk vakmanschap en ook daar draait het om het definiëren van je opgave. Daar kunnen de Koerskaarten bij helpen. Daarom is het belangrijk om dit ingebed te krijgen in opgaven en trajecten. Tot slot roept Viergever alle ruim 100 mensen die aan de totstandkoming van de kaarten hebben meegewerkt, op om zich als ambassadeur van het spel in te zetten om het verder te brengen.
De Waard concludeert dat de reis nog gaande is, maar dat de Koerskaarten er nu als ankerpunt zijn. Ze bedankt de aanwezigen, die na afloop via Mentimeter nog kunnen aangeven wat ze uit deze sessie hebben meegenomen.