Rijkstraineecafé: ontspanning als nieuwe KPI

Vrijdagmiddag 19 juni om kwart voor vier begon het rijkstraineecafé vol te lopen. Lees: digitaal vol te stromen. Een bomvol digitaal café ging met een (virtueel) drankje in hand van start met spreekstalmeester Anne-Tjerk Mante en moderatoren Lisette de Waard en Martijn Jebbink. Het thema deze keer: Grenzeloos samenwerken. Best een abstract begrip. Waar hebben we het dan over? Wat kan beter? En wat kunnen de trainees doen? Om dit te verkennen volgde een gesprek met veranderkundige Merlijn Ballieux en daarna met de SG van BZK, Maarten Schurink.

Samenwerken of afstemmen

Vooraf hadden de trainees een vragenlijst ingevuld om een beeld te krijgen hoe zij denken over grenzeloos samenwerken. Met de resultaten in de hand werden een aantal thema’s besproken. Het eerste thema: Grenzeloos samenwerken en opgavegericht werken, zijn we er al? De meeste trainees hebben aangegeven regelmatig opgavegericht en grenzeloos samen te werken.
Hoe kijkt Merlijn Ballieux hier tegenaan? “Samenwerken als vaardigheid staat steeds meer op de voorgrond, mijn aanname is dus dat trainees dit meer als vanzelfsprekend zien dan gemiddeld.
Maar vergis je niet, de samenwerking tussen bijvoorbeeld verschillende bestuurslagen is makkelijker gezegd dan gedaan. De realiteit is dat je toch vaak te maken hebt met de Haagse Stolp. Heb je dan het vermogen om echt samen te werken ook op bijvoorbeeld nationaal niveau? Dit zegt echter niets over de intentie, de wil om samen te werken is er wel. Vaak zie ik dat er wordt afgestemd. We hebben een goed idee en dat wordt voorgelegd. Dat kan ook prima zijn, maar is wezenlijk anders dan samenwerken. Bij samenwerken speelt de onderlinge verbondenheid een rol, de wederzijdse afhankelijkheid. De inhoud staat centraal en er is oog voor het proces. En onbekend maakt onbemind, als je elkaar kent maakt dat het samenwerken in ieder geval makkelijker”.

Elkaar aanspreken

Dat is een mooie brug naar het tweede thema:Transparant, kwetsbaar opstellen en elkaar aanspreken. De uitkomsten van de vragenlijst laat zien dat trainees voldoende ruimte voelen om hun mening te geven en anderen aan te spreken op gemaakte afspreken en hun gedrag. Alhoewel dat in hun omgeving iets minder sterk lijkt te zijn. Merlijn, hoe werkt dit in de praktijk? “Gesprekken worden veel vanuit de inhoud gevoerd en er wordt weinig verdiept op de meningsverschillen die er zijn. Transparantie, openheid en kwetsbaarheid werken als schuifjes en de vraag is in hoeverre deze opengezet kunnen worden. Om dit concreet te maken: als je in groepen werkt, zorg dan dat iedereen zich kan uiten, zodat ook de wijsheid van de minderheid gehoord wordt. We kennen allemaal de vergaderingen waarin altijd dezelfde personen hun mening ventileren. Dit kun je veranderen door bijvoorbeeld spreektijd te verdelen. In plaats van alleen de focus op de inhoud speelt dan ook het proces meer een rol. Twee zaken zijn altijd van invloed: hoe staat het met de sociale veiligheid en hoe groot is de invloed van de heersende hiërarchie? En daarbij, we willen graag wendbaar zijn, maar de organisatorische hark staat. Niet dat we aan alle harken moeten gaan prutsen, maar kijk meer naar de opgave zelf en wees je bewust van de proceskant. Bij de proceskant hoort ook dat je regelmatig checkt of je een gedeeld beeld hebt van de opgave, vanuit welke gezichtspunt kijk je. En een ander punt is welke mate van autonomie heb je? Vaak zijn we te aardig, zorg dat je de scherpte opzoekt. Constructieve conflicten helpen om de opgave verder te brengen”.

Beter samenwerken: ontspanning

Als derde en laatste thema werd met Merlijn besproken: om grenzeloos samen te werken, wat is dan nodig? De top drie van de trainees: ruimte om samen te leren, ‘doen’ cultuur en leiders i.p.v. managers. Daarnaast hadden ze zelf ook nog suggesties gedaan, waaronder inzicht en begrip tonen voor elkaars belangen, gezamenlijk commitment en vertrouwen en elkaar weten te vinden. Een mooie lijst zo, wat ziet Merlijn als belangrijke punten om te kunnen samenwerken? “Om eerst even op het verschil tussen leiders en managers in te gaan, dat vind ik een misvatting. Je hebt niets aan een grote inspirator zonder de management skills om bijvoorbeeld beleid door te kunnen vertalen en andersom. Het is een tweedeling waarin ik niet geloof, beiden zouden meer verenigd moeten zijn. Om samenwerking te verbeteren is leren van elkaar wel het belangrijkste. Dit is het moeilijkste om te doen in een setting die spannend is. Hoe kun je reflectie inbouwen in een plek waar daar het minste ruimte voor is? Om niet terug te vallen op eeuwenoude reflexen, maar de verbinding te houden met ons lerend vermogen is ontspanning nodig. Misschien is ontspanning wel een nieuwe KPI voor grenzeloos samenwerken. Ofwel breng in overleggen mildheid, lichtheid en humor in. Passende humor is vaak een voorbode voor groei”.

Grenzen weghalen

Met deze bespiegeling van Merlijn in het hoofd vroegen we aan SG BZK Maarten Schurink: zijn we al klaar of is er nog werk aan de winkel op het gebied van grenzeloos samenwerken? De trainees hebben eerder in de vragenlijst aangegeven dat ze over het algemeen vinden dat de overheid lekker bezig is, waarbij er natuurlijk wel ruimte is voor verbetering. Is aandacht voor opgavegericht en grenzeloos samenwerken nog steeds belangrijk? Maarten Schurink: “Het lukt ons nog niet altijd om goed samen te werken over de grenzen van ministeries heen. Als het urgent is, zoals tijdens de coronacrisis, dan zijn grenzen niet meer belangrijk. De urgentie zorgt dan dat we geen tijd hebben om ons eigen punt het belangrijkste te maken. Ik ben ongelofelijk trots en onder de indruk van de samenwerking in de corona-tijd, maar er is geen reden om nu achterover te leunen. De maatschappelijk urgentie rond corona heeft wel ons gedrag veranderd. Niet alles kunnen we met deze urgentie oppakken, maar we kunnen wel kijken welk gedrag we willen vasthouden of moeten veranderen. Ik gun ons in ieder geval meer ‘corona-effectiviteit’.”

Prioritaire thema’s

Een andere vraag aan de trainees was, wat gaat helpen om grenzeloos samenwerken succesvoller te maken? Suggesties waren: elkaar beter leren kennen en kennis en inzichten delen. En ook minder departement gebonden budgetteren en het medewerkers makkelijker maken om zich voor de rijksdienst als geheel in te zetten. Hoe ziet Maarten Schurink dit? “Ministeries kunnen meer samenwerken en maatschappelijke thema’s veel meer samen oppakken. Je kunt in een volgend kabinet ministers de opgave laten coördineren. Bij bijvoorbeeld woningbouw gaat het immers niet alleen om de woningen, maar ook om de wegen ernaartoe, het openbaar vervoer, de culturele infrastructuur, natuur, etcetra. Zo zijn er veel meer voorbeelden. We zijn veel te veel gewend om die opgaven te eng te benaderen. Maar je kunt portefeuilles niet los van elkaar zien, dus die opgaven moet je samen prioriteren en organiseren. En ze moeten zowel top down als bottom up opgepakt worden. Iemand moet de beslissing nemen, terwijl bottom up je netwerk vaak helpt om de opgave verder te brengen.”
“Een mooi voorbeeld van samenwerking was de vervanging van minister Ollongren tijdens haar ziekteverlof door vier andere bewindspersonen, deels van andere ministeries. Het helpt om bij elkaar en dus over je eigen grenzen heen te kijken. Als je ministers benoemt op de grenzen van hun departement en dus integrerend laat werken, helpt dat de opgave enorm. Ook bijvoorbeeld de manier waarop we nu begroten is een niet-productief ingesleten patroon dat niet helpt om de opgave meer integraal te benaderen. We moeten echt af van het beeld dat de verantwoordelijkheid bij één iemand ligt. Gemeenten zijn daarin al verder dan het rijk, daar kunnen we van leren.”

Wat geef je de trainees mee?

Maarten Schurink: “Bekijk vanuit de maatschappelijke opgave wat nodig is, ook voor de samenwerking. En laat je daarin niet beperken door jouw grenzen of de grenzen van het ministerie waar je werkt”!