Grenzeloos virtueel samenwerken met nieuwe technieken
In snel tempo is het online vergaderen met behulp van Webex ingeburgerd. Langzaam ontwikkelen zich ook gebruiken voor het voeren van gesprekken via dit medium, bijvoorbeeld voor het stellen van een vraag, het elkaar begroeten en het gezamenlijk doorlopen van een presentatie. Bij het Ministerie voor Justitie en Veiligheid gingen ze nog een stapje verder door Webex te combineren met Synthetron een functionaliteit om brainstorms, keuzeprocessen en inventarisaties digitaal vlot te laten verlopen.
Cora Mulder van Columbus voor leiderschapsontwikkeling JenV organiseerde een virtuele bijeenkomst van zestig leidinggevenden van het bestuursdepartement met secretaris-generaal Dick Schoof en zijn plaatsvervanger Ric de Rooij. De deelnemers werden ingedeeld in subgroepjes om zo op een aantal gestelde vragen antwoorden te formuleren. Vervolgens werden die uitkomsten door de gehele groep gewaardeerd. Cora: “We deden dat met twee applicaties: Webex en Synthetron, deelnemers moesten dus ook via twee schermen meedoen (bijvoorbeeld een desktop en een telefoon). Het mooie van deze aanpak: iedereen levert input.” Dit proces liep goed, maar was wel tijdrovend. “In een vervolgbijeenkomst hebben we een aantal mensen gevraagd een pitch te doen, daar over de discussie te voeren- dat zorgde voor meer dynamiek”
Ilse Zuijderwijk was mede-organisator: “We gaan hier zeker verder mee, bijvoorbeeld een volgende sessie willen we break out rooms inzetten. We gaan mogelijk ook intern mensen opleiden tot moderator om dit type bijeenkomsten goed te kunnen begeleiden. De analysefunctie van de input biedt allerlei opties die we nog aan het verkennen zijn.”
Crowdsourcingplatform voor online dialogen
Naast het Webex videoconferentietool kan een e-dialoogplatform als Synthetron worden ingezet om de deelnemers real-time hun beste ideeën met elkaar te laten delen en evalueren. Dat gebeurt binnen een uur met een ervaren moderator, op een gestructureerde manier aan de hand van zes vragen. Deelname is anoniem, waardoor de ideeën ongekleurd door oordelen ten aanzien van de inbrenger worden bekeken. Na een inventarisatie van ideeën wordt op elkaars inbreng gereageerd. Daarna beoordelen deelnemers elkaars inbreng. Uiteindelijk rollen daar groepsvoorkeuren uit.
Als je meer wilt weten over de mogelijkheden van Synthetron (of over de afspraken die DP&O van JenV heeft gemaakt voor de inkoop van deze sessie), mail dan naar columbus@minjenv.nl .